Le Recueil Dalloz informatique

Les Éditions Dalloz-Sirey

La création des Éditions Dalloz remonte à 1824, celle des Éditions Sirey à 1789. Sirey était jusqu'en 1991 une filiale de Dalloz. Depuis le 1er janvier 1992, ces deux sociétés ont fusionné pour devenir les Éditions Dalloz-Sirey.

Dalloz-Sirey emploie 120 personnes. Ses spécialités sont le droit, les sciences politiques, l'économie, la gestion, l'enseignement.

Le chiffre d'affaires édition se répartit en quatre familles d'ouvrages à dominante professionnelle et universitaire :

• 17 codes, dont 6 sont édités tous les ans : civil, commerce, pénal, procédure pénale, procédure civile et travail. Les 11 autres sont, sauf exception, édités tous les deux ans (par exemple les codes des sociétés, administratif, de l'urbanisme, rural, de sécurité sociale, etc).
• L'Encyclopédie et le Guide juridique sur feuillets mobiles avec Mise à jour qui représentent quarante volumes de 800 pages environ. L'Encyclopédie est divisée en répertoires de droit civil, de commercial, de pénal, du travail, etc.
• Les autres ouvrages relevant du régime du droit d'auteur (précis, traités, mementos, etc.) : 400 titres au catalogue et 130 parutions par an.
• Les revues, au nombre de quinze, sont en grande majorité trimestrielles (dix). Quatre sont soit bimestrielles, soit bimensuelles. Le Recueil Dalloz est, quant à lui, un hebdomadaire.

Le Recueil Dalloz-Sirey.

Son contenu.

Cet hebdomadaire, qui comporte quarante-trois numéros par an plus un quarante-quatrième constitué de ses tables annuelles, est une institution. En effet, il existe, sous des titres variés, depuis 1824.

C'est une revue juridique générale en ce sens qu'elle couvre, d'une part, les trois principales sources du droit français que sont la doctrine, la jurisprudence et la législation, et, d'autre part, tous les domaines du droit : civil, commercial, social, européen, etc.).

Il faut toujours avoir à l'esprit que la quasi-totalité de la revue n'est pas saisie chez Dalloz, mais par un imprimeur à Toulouse.

Le Recueil Dalloz est divisé en cinq grandes parties plus une sixième appelée Bibliographie.

La partie Chroniques :

elle est constituée d'articles de fond rédigés par des professionnels du droit (professeurs, magistrats, avocats) qui commentent l'évolution de la jurisprudence, un nouveau texte de loi ou font de la prospective. C'est de la doctrine à l'état pur.

La partie Jurisprudence :

elle reproduit des décisions de justice in extenso, principalement des cours suprêmes (Cour de cassation, Conseil d'État, Cour de justice des Communautés européennes), suivies du commentaire d'un spécialiste de la matière ou précédées des conclusions d'un avocat général ou d'un commissaire du Gouvernement. Il est à noter que le texte intégral de la décision est toujours précédé d'un résumé (sommaire dans le jargon juridique). Dans cette partie de la revue, on trouve donc deux sources du droit : jurisprudence et doctrine.

La partie Sommaires commentés :

elle ressemble beaucoup à la partie Jurisprudence en ce sens qu'on y trouve les mêmes sources du droit (jurisprudence et doctrine). Elle en diffère dans la mesure où les décisions de justice ne sont pas reproduites in extenso, mais seulement en résumé et sont suivies d'un commentaire plus bref que dans la partie Jurisprudence. D'autre part, les décisions sont présentées par thèmes (divorce, faillites, effets de commerce, concurrence, etc.). Il y a plus de cinquante thèmes différents abordés dans cette partie du Recueil.

La partie Informations rapides :

elle ne contient que de la jurisprudence. Y sont reproduits, à bref délai, des résumés des principales décisions rendues par le Tribunal des conflits, la Cour de cassation, le Conseil d'État, la Cour de justice des Communautés européennes, les cours d'appel de Paris et de Versailles et, éventuellement, d'autres juridictions lorsque la décision le mérite.

La partie Législation :

avant dernière partie de la revue, mais la première source du droit français. Y sont reproduits les principaux textes publiés aux Journaux officiels de la République française et des Communautés européennes. Ce n'est pas la place du texte dans la hiérarchie des normes qui dicte le choix de publication (une circulaire peut être publiée alors qu'une loi sera écartée), mais l'intérêt juridique de ses dispositions.

La partie Bibliographie :

sixième et dernière partie de la revue. Elle recense les ouvrages de droit, articles de doctrine, commentaires législatifs ou de jurisprudence publiés dans une soixantaine de revues juridiques.

Plus de 2000 pages par an à raison d'une moyenne de 9000 signes à la page.

En 1991, le Recueil a publié 55 chroniques, 2646 décisions de justice (248 in extenso, 784 en sommaires commentés, 1614 en informations rapides), 1758 textes (237 in extenso, 1010 en intitulé, 511 renvois aux JO).

Sauf pour les chroniques (sur le papier du moins), tout document publié au Recueil est analysé par la rédaction et est précédé de mots-clés (ou abstrats ou descripteurs) indispensables pour réaliser les tables alphabétiques annuelles.

Les tables annuelles.

Il n'est pas de revue juridique sans tables, c'est une évidence. Celles du Recueil sont relativement volumineuses. Il y a des tables alphabétiques semestrielles et des tables annuelles. Ces dernières totalisent plus de 200 pages à raison d'une moyenne de 10000 signes à la page.

Elles sont constituées (je passe sous silence quelques tables annexes de faible importance qui ne font pas, d'ailleurs, l'objet d'un traitement informatique) :

• d'une table alphabétique des décisions de jurisprudence rassemblant les parties Jurisprudence, Sommaires commentés, Informations rapides dont je vous ai parlé précédemment. Ce sont tous les mots-clés rédigés par la rédaction pour chaque décision publiée qui en forment le contenu. Il y a eu, en 1990, 2950 <<pavés>> de mots-clés à classer par ordre aplhabétique, et 2984 en 1991 ;
• d'une table chronologique des décisions de jurisprudence (Jurisprudence, Sommaires commentés, Informations rapides). C'est un accès classique en recherche. Tout jugement ou arrêt ayant une date, les quelques 2600 dates des décisions publiées sont classées par ordre chronologique croissant. En cas de décisions ayant la même date, on respecte l'ordre hiérarchique des juridictions, et si les juridictions sont de même niveau, l'ordre alphabétique de leur dénomination, puis la partie du Recueil où elles ont été publiées ;
• d'une table alphabétique des noms des parties portant toujours sur les trois parties précitées et qui représente, puisque quelques 2600 décisions sont publiées annuellement, près de 5000 noms à classer (l'anonymat des parties devant être respecté dans certaines matière) ;
• d'une table alphabétique des textes législatifs et réglementaires qui porte donc sur la seule partie Législation du Recueil. Ce sont toujours les mots-clés précédant chaque texte qui en forment le contenu. Il y a eu, en 1990, 2998 <<pavés>> de mots-clés à classer, 2875 en 1991 ;
• d'une table chronologique des textes. Chacun des 1758 textes publiés ou mentionnés est répertorié à sa date par ordre chronologique. Lorsque plusieurs textes ont la même date, on respecte l'ordre hiérarchique des textes, puis l'ordre alphabétique des mots-clés si plusieurs textes de même date sont du même niveau hiérarchique.

De plus, tous les éléments nécessaires à la confection des tables ayant été saisis en cours d'année par l'imprimeur, il paraissait absurde de ne pas les réutiliser en chargeant une machine, plutôt qu'un salarié, de faire les classements alphabétiques et chronologiques, et d'économiser ainsi une nouvelle saisie chez l'imprimeur.

Lorsque l'informatisation a été envisagée, il y maintenant trois ans, les rédacteurs du Recueil ne soupçonnaient pas l'existence de disques durs, de fichiers ASCII, de MS-DOS, etc. Bref, ils avaient vu des ordinateurs, mais n'avaient jamais posé leurs doigts sur un clavier, chargé une disquette, modifié un config.sys ; ils n'y connaissaient rien et moi le premier.

Après avoir vu de nombreux vendeurs de matériels et de logiciels nous présentant des solutions dont nous ne pouvions apprécier la pertinence, nous avons décidé de faire appel à un consultant extérieur.

Notre choix s'est porté sur François Coutrot de la société Volt. C'est lui qui a réalisé l'étude de faisabilité et mis en place l'application.

Objectifs et outils.

Objectifs.

En informatisant le Recueil, les Éditions Dalloz poursuivaient plusieurs buts :

1. - Améliorer la fabrication de la revue.

Trois points principaux ont été pris en considération :

• Éliminer les fiches et tris manuels conduisant à la productions des tables du Recueil (semestrielles ou annuelles) avec, comme conséquence importante, la possibilité de faire paraître, dès les toutes premières semaines de l'année, les tables de l'année précédente.
• Fournir aux rédacteurs un système d'aide à la rédaction grâce à des accès nouveaux à l'information du Recueil quelle que soit sa date de parution (en particulier les possibilités d'interrogation directe sur plusieurs années) et une recherche de cohérence accrue dans l'indexation des documents par des rapprochements simples en informatique.
• Doter les secrétariats d'outils plus performants.

Compte tenu des évolutions techniques de l'édition, il était devenu indispensable de posséder un outil de conservation de l'information compatible avec d'éventuelles réutilisations. Certes le papier peut remplir cette fonction, mais il impose des travaux de retraitement (et notamment de saisie) importants.

L'un des usages immédiats pouvait être le CD Rom vu comme un support d'archivage pour l'entreprise.

3. - Imaginer des accès nouveaux.

Le Recueil est un outil de travail indispensable pour les Éditions Dalloz. Sans que cet objectif soit proritaire, il était intéressant de tester des accès nouveaux à cet ouvrage permettant à tous les rédacteurs d'en avoir une utilisation élargie.

Outils.

Pour répondre aux objectifs définis, il fallait installer au minimum les outils suivants :

• Traitement de texte (rédacteurs et secrétaires).
• Gestionnaire du fonds éditorial : il fallait notamment disposer d'un système d'indexation, de recherche et d'extraction (tables) des informations.
• Logiciel d'échange permettant la communication entre les personnes du Recueil et, le cas échéant, avec certains interlocuteurs extérieurs comme l'imprimeur.

Réalisation.

Comme dans toute réalisation, l'organisation informatique résulte à la fois des fonctions à remplir et des choix matériels et logiciels faits sur l'analyse de ces fonctions.

Compte tenu des travaux à faire et des volumes prévus, il a été décidé de se tourner vers le monde de la micro informatique.

Choix des logiciels.

Trois logiciels principaux ont été choisis :

• Word 4 (Microsoft) pour le traitement de texte ;
• Édibase (Inform II) pour la gestion du fonds éditorial ;
• 3 X Link pour la communication interne.

Édibase. - Édibase est un progiciel documentaire sur micro ordinateur MS DOS créé par la société Inform II-Microfor (Québec).

C'est un produit puissant qui présente des caractéristiques intéressantes pour la gestion de fonds éditoriaux :

• définition très facile des bases de données, sous le contrôle de l'utilisateur ;
• recherche en texte intégral et multi-index, propriété qui correspondait bien au contenu des documents à traiter. Toute question se construit par équation booléenne posée directement ou par extraction de vocables dans les différents dictionnaires (index) constitués ;
• traitement de texte intégré au produit ;
• thésaurus pour élargissement de la question ou enrichissement ;
• mise en pages automatique de documents extraits des bases ;
• tris alphabétiques et chronologiques ;
• transformation (conversion) de documents pour récupération ou export.
  La plupart des modules sont utilisables séparément permettant de mettre en place des processus de traitement (enchaînement des tâches) pour automatiser certaines fabrications : c'est, en particulier, le cas des tables semestrielles et annuelles ;

• enfin, la simplicité du produit le rend facilement utilisable par des non-informaticiens.

3 X Link. - Progiciel de la société 3 X (France), 3 X Link gère à grande vitesse les échanges de fichiers entre les ordinateurs (il utilise les sorties parallèles).

Choix des matériels.

L'équipement sélectionné comprenait pour chaque rédacteur :

• un micro ordinateur avec un processeur 386-SX et 1 Mo de mémoire vive ;
• un disque dur de 40 Mo ;
• une imprimante à aiguilles.

• micro ordinateur 386-20 Mhz avec 1 Mo de mémoire vive ;
• 120 Mo sur le disque dur ;
• une cartouche de sauvegarde de 40 Mo ;
• une imprimante laser.

Organisation.

Fonctionnement général. - Le fonctionnement informatique du Recueil repose sur la transformation et l'indexation de l'information venant de l'imprimeur, de sa correction / enrichissement par les rédacteurs et des extractions diverses nécessaires pour alimenter les produits papier.

Il est résumé sur le schéma de l'annexe 1.

Organisation. - Au schéma fonctionnel correspond une organisation des tâches et une répartition des matériels et logiciels :

• Les secrétariats sont équipés de Word 4 pour le courrier et la saisie de certains travaux et de 3 X Link, la machine d'indexation d'Édibase, mais le gestionnaire documentaire n'est pas utilisé en recherche.
• La rédaction possède Édibase, 3 X Link et utilise, si nécessaire, Word 4.
• Un gestionnaire permet aux machines reliées par 3 X Link de partager l'imprimante laser du secrétariat (voir annexe 2).

Bases de données. - La totalité de l'information publiée au Recueil a été mise dans six bases documentaires, découpage déterminé en grande partie par la structure de l'ouvrage :

• Chroniques ;
• Jurisprudence, Sommaires commentés, Informations rapides ;
• Législation ;
• Bibliographie.

En fin d'année, les bases de même nature sont rassemblées en trois grandes bases correspondant aux trois sources du droit :

• Doctrine ;
• Jurisprudence ;
• Législation.

A titre indicatif, pour une période de deux ans, les bases représentent un volume d'environ 40 millions de caractères, soit près de 80 millions de caractères avec les index.

Accès aux bases. - Chaque rédacteur peut effectuer des recherches sur les bases de l'année en cours ou sur les historiques constitués.

Pour une bonne efficacité, les index ont été définis en fonction de la nature de la base (et il existe au moins un index de type texte). En réalité, les index recouvrent tous les moyens d'accès à la documentation juridique.

A titre d'exemple, l'annexe 4 présente une recherche dans l'index Mots-clés de la base jurisprudence.

Outils. - Les rédacteurs disposent, en plus des outils standards d'Édibase, d'un ensemble de programmes (combinaison de modules standards) permettant, à partir d'extraction de documents, de constituer les tables du Recueil. Elles seront achevées, sur le plan typographique, par l'imprimeur.

Mise en place. - La mise en place opérationnelle s'est faite en janvier 1990. Elle a été précédée d'une période de réalisation d'environ huit mois qui a porté sur les structures de l'information (et des bases), les programmes à mettre en place, les équipements du poste de travail, les relations avec l'imprimeur, une première expérimentation des concepts et développements.

Bilan et évolutions.

Bilan.

Après un an de fonctionnement, plusieurs améliorations ont paru nécessaires :

• La production des bases (indexation) devait l'être en totalité par les rédacteurs, notamment pour la gestion des incidents et décisions corrélatives.
• Les procédures de contrôle et sécurité, sous-estimées dans cette première période, devaient être renforcées et systématisées.
• La dimension des machines devait être considérablement élargie, tant en terme de mémoire vive que de disque dur. Tous les ordinateurs des rédacteurs ont été ainsi portés à 4 Mo de RAM et 120 Mo de disque dur.
• La vitesse des machines devait, à terme être augmentée.

Évolutions.

En plus des évolutions inhérentes à la dynamique des organisations (voir en particulier le bilan précédent), d'autres fonctions du Recueil peuvent être informatisées ou modifiées.

Réseau. - La mise à disposition des bases par échange de fichiers est insuffisante dans la perspective d'un fonds documentaire commun aux Éditions Dalloz.

Dans ces conditions, il a été décidé d'équiper le Recueil d'un réseau permettant à chacun d'accéder à toutes les bases produites, qu'elles appartiennent au Recueil ou à d'autres services (voir annexe 5).

Le gestionnaire de réseau est Novell 3.11. Il tournera sur un micro ordinateur 486 de 50 Mhz, doté d'un disque dur de 1,4 Go et d'une cartouche de sauvegarde. La gestion des bases est faite par Édibase. Les postes des utilisateurs sont des micro ordinateurs.

Références. - Les bases générales de références tenues par le Recueil avaient été écartées lors de la première informatisation en raison de leur nature réseau. L'étape à venir permet dorénavant de les prendre en considération.