OyezOyez pour le canton de Brock

http://oyezoyez.townshipofbrock.ca/site/fr/1707/view.do

Étude de cas : OyezOyez pour le canton de Brock

Le défi

Les municipalités produisent et gèrent de grandes quantités de documents. Règlements, ordres du jour des séances, procès-verbaux, avis publics, rapports de comités, bulletins – ce ne sont que quelques exemples des ensembles documentaires qui se situent au centre de l’activité municipale. Les parties prenantes qui ont un intérêt de connaître la documentation municipale et d’y avoir un accès rapide et efficace en tout temps sont tout aussi nombreuses – élus, gestionnaires et employés municipaux, citoyens.

La municipalité de Brock souhaitait organiser, mieux gérer et faire circuler les ensembles documentaires sur lesquels reposent ses activités. Comme dans bien des cas, les documents municipaux étaient caractérisés par une certaine diversité des types, des formats et des modèles en raison des sources différentes qui sont à leur origine – différents comités ou groupes de travail au sein de l’organisation municipale. La municipalité était à la recherche d’une solution flexible promettant une mise en place rapide et avec un rapport qualité-prix susceptible de répondre aux besoins d’une organisation de sa taille. Enfin, même si Brock avait choisi d’améliorer l’accès aux documents tant à l’interne qu’à l’externe, la municipalité ne cherchait certainement pas à lancer un projet de refonte de son site web entier.

La solution

Le contexte de Brock offrait une opportunité pour que les forces de la plate-forme OyezOyez soient pleinement mises à profit. La flexibilité caractéristique de OyezOyez permet de créer les espaces documentaires et les collections requises pour une organisation optimale de la documentation municipale. Même si les documents sont organisés dans des sous-ensembles cohérents, des hyperliens entre les différents fichiers permettent d’avoir des accès latéraux qui traversent les différents espaces et qui relient les documents associés. Le moteur de recherche plein texte avec la mise en évidence et l’interaction avec les termes recherchés ainsi que les possibilités de raffinement et de filtrage des requêtes transforment la recherche d’information en une question de quelques clics.

La mise à jour de l’information par le personnel municipal est grandement facilitée par les interfaces conviviales de OyezOyez qui permettent de publier et partager un document en quelques secondes. De plus, la plateforme s’intègre parfaitement au site web existant de la municipalité, évitent ainsi une couteuse refonte. Enfin, avec son prix abordable et sa mise en place rapide inégalée dans le monde des SGED, OyezOyez a permis à Brock de répondre au besoin d’accès à l’information des parties prenantes au sein de la municipalité rapidement et en toute facilité.

oyezoyez.townshipofbrock.ca