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Par Frédéric PELLETIER et Daniel POULIN
I. L'échange de documents électroniques et les risques de divulgation involontaire d'informations
B. La consultation des métadonnées potentiellement confidentielles
C. Comment éviter la distribution de fichiers contenant des métadonnées
II. Les procédures de minimisation des métadonnées dans les documents Word et WordPerfect
A. Pour les utilisateurs de Word 2002
B. Pour les utilisateurs de Word 97 et 2000
C. Pour les utilisateurs de WordPerfect 8, 9 et 10
III. Les outils logiciels permettant l'automatisation du processus de minimisation des métadonnées
A. Pour les utilisateurs de Word
B. Pour les utilisateurs de WordPerfect
IV. Illustration des méthodes d'insertion d'un objet externe dans un document
A. Insertion de l'histogramme en tant qu'objet « lié »
B. Insertion de l'histogramme en tant qu'objet « incorporé »
C. Insertion d'un histogramme en tant qu'objet collé sans incorporation ni liaison
[1] La distribution de documents imprimés comporte des inconvénients mais elle se caractérise par sa simplicité. Le récipiendaire du document verra le document exactement tel qu'imprimé et il n'apprendra rien de plus que ce qui est véhiculé par les mots apparaissant sur la page. Il en va autrement dans le cas de la distribution électronique de documents.
[2] La présentation visuelle du document électronique est beaucoup plus fluide. L'apparence peut changer, mais plus important encore pour notre propos, le document électronique peut véhiculer, outre les informations immédiatement apparentes, diverses informations plus ou moins cachées. En effet, les documents préparés à l'aide des logiciels de bureautique tels les traitements de texte, les tableurs et les logiciels de présentation insèrent dans les fichiers qu'ils génèrent des informations communément appelées « métadonnées ». L'échange de ces documents pouvant engendrer la divulgation involontaire d'informations, il est primordial de prendre certaines précautions lors de leur préparation, en particulier s'ils sont distribués à un large public.
[3] Après une présentation générale du problème de la présence de métadonnées dans les documents électroniques (I), nous suggérons des procédures à suivre dans la préparation de ces documents pour leur diffusion afin de réduire le risque de distribuer des documents comportant des informations confidentielles (II). Suit ensuite une description des outils logiciels qui permettent d'automatiser la minimisation des métadonnées dans les documents électroniques (III). Enfin, nous illustrons les différentes approches possibles quant à l'insertion d'objets dans les documents (IV).
[4] Afin de fournir des explications suffisamment détaillées, les auteurs se sont limités à décrire les problèmes liés à l'utilisation des logiciels de traitement de texte les plus courants, soit Corel WordPerfect (« WordPerfect ») et Microsoft Word (« Word »). Les utilisateurs d'autres suites de bureautique devront adapter les principes énoncés aux logiciels qu'ils utilisent.
[5] Un document électronique comporte davantage d'informations que ce que sa simple consultation à l'écran ou sur papier peut laisser supposer. Les utilisateurs des suites de bureautique courantes telles WordPerfect Office et Microsoft Office doivent prendre certaines précautions afin d'éviter que la présence de ces métadonnées dans les fichiers distribués ne compromettent la confidentialité de certaines informations.
[6] En général, le terme « métadonnée » désigne une information portant sur la nature d'une autre information. Dans le domaine de l'édition, il s'agit plus précisément d'informations portant sur un document. Pour alléger le texte, nous employons ce terme au sens le plus large possible, englobant tout texte dissimulé que les logiciels ajoutent au texte principal d'un document.
[7] La préparation de documents au moyen d'un logiciel de traitement de texte implique nécessairement l'insertion de métadonnées, ne serait-ce que pour définir la présentation visuelle du texte. Au cours de leur évolution, la sophistication des suites bureautique a entraîné une utilisation accrue des métadonnées. Ces informations ne se limitent plus à la présentation des documents, mais veulent aussi faciliter leur classement, leur récupération, leur visualisation, leur édition ou leur conversion.
[8] Regroupons les métadonnées sous trois types : les attributs de format du texte, les propriétés du document et les données d'édition du document. Les attributs de format du texte comprennent par exemple les attributs de caractères et de paragraphe du texte, du format du document ou de la version du logiciel utilisé pour le créer. Ce type de donnée n'est généralement pas de nature confidentielle. Les propriétés du document englobent des statistiques, un sommaire ou résumé du document ainsi que des informations personnelles sur l'utilisateur du logiciel. Les données d'édition comprennent des annotations et fragments de texte résultant des opérations d'édition effectuées à l'aide de certaines fonctions avancées du logiciel.
[9] Voici, pour chaque type décrit ci-haut, les principales métadonnées que les logiciels WordPerfect et Word peuvent insérer dans un document :
[10] Il est aisé d'imaginer que la présence de telles informations dans les documents distribués peut entraîner la divulgation inutile ou indésirable d'informations. Par exemple, un avocat a pour mandat de rédiger un contrat pour un client. Un confrère qui a récemment complété un mandat analogue lui propose alors de prendre comme modèle le contrat qu'il alors rédigé pour un autre client. Il lui en transmet une version électronique afin d'accélérer le travail de préparation du document. Notre avocat ouvre le document et l'adapte aux besoins particuliers de son client en modifiant plusieurs clauses. Il rédige ainsi un nouveau contrat, qu'il transmet à son client par courriel pour approbation. Ce client le révise, y effectue quelques modifications et y ajoute des commentaires de nature stratégique afin d'orienter l'avocat dans la préparation de la version finale. Il y ajoute aussi un tableau en le copiant à partir d'une feuille de calcul ouverte dans un tableur. Après quelques échanges du document entre l'avocat et son client, sa version finale est envoyée par courriel à l'avocat de la partie co-contractante. Dans certaines circonstances, si aucune précaution n'est prise par notre avocat avant de distribuer ce document, celui-ci pourrait notamment contenir les informations suivantes :
[11] Notons que les logiciels de présentation (p. ex. Corel Presentations et Microsoft Powerpoint) et les tableurs (p. ex. Corel Quattro Pro et Microsoft Excel) insèrent aussi ce type de métadonnée dans les documents qu'ils produisent. Ainsi, bien que dans la suite de ce texte il ne soit question que des logiciels de traitement de texte, il convient d'exercer la même prudence à l'égard de la distribution des documents produits avec ces autres logiciels de bureautique.
[12] Les métadonnées confidentielles associées à un document peuvent en général être consultées à l'aide du logiciel de traitement de texte utilisé pour créer ce document. Il est cependant impossible de vérifier par ce moyen la présence de toutes ces informations. Le recours à un éditeur de texte générique peut s'avérer nécessaire.
[13] Distinguons d'abord ces deux types de logiciels : le traitement de texte et l'éditeur de texte générique. Le logiciel de traitement de texte permet d'inscrire du texte dans un fichier et d'en déterminer l'apparence. Ainsi deux types d'informations s'inscrivent dans le fichier : les caractères tapés au clavier, mais aussi les données relatives au format du texte et autres métadonnées décrites ci-haut. Celles-ci sont souvent insérées sous forme de codes particuliers à ce logiciel. Un éditeur de texte générique ne permet quant à lui que d'inscrire des caractères dans un fichier quelconque. Seul le texte tapé s'inscrit dans le fichier, et il est impossible d'en déterminer une présentation visuelle particulière.
[14] L'éditeur de texte générique permet d'accéder à l'ensemble des informations contenues dans un fichier. Il s'agit d'un moyen peu convivial de consulter un document préparé avec un logiciel de traitement de texte puisque la suite des caractères et lignes s'y trouvant ne reflète pas nécessairement la structure et le contenu du document tel que créé dans l'application d'origine. De plus, plusieurs informations y sont présentées sous une forme inintelligible. Il est cependant possible d'y lire des suites de caractères très significatives. Un utilisateur expérimenté peut ainsi déchiffrer et récupérer plusieurs informations invisibles au profane.
[15] Lorsqu'un document est ouvert avec le logiciel de traitement de texte qui a servi à sa création, la plupart des métadonnées qu'il contient peuvent être consultées au moyen des fonctions qui ont servi à les insérer, par les menus du logiciel. Il demeure cependant des métadonnées impossibles à consulter par ce moyen. Par exemple, le logiciel Word conserve la liste des 10 derniers « auteurs » du document. Cette liste n'est pas accessible par les menus de Word, mais il est possible d'y accéder en ouvrant le document avec un éditeur de texte générique.
[16] Les informations personnelles sur l'utilisateur peuvent être consultées par la fonction des « propriétés » du document. Les données d'édition potentiellement confidentielles peuvent pour la plupart être consultées par les menus au moyen desquels les fonctions correspondantes les ont insérées. Les paragraphes suivants décrivent brièvement ces fonctions.
[17] La fonction Propriétés permet d'associer au fichier certaines données sur le document, dont des statistiques et des informations personnelles sur l'utilisateur du logiciel. Par exemple, lors de l'enregistrement du document autant sous Word que sous WordPerfect, le nom de l'utilisateur est par défaut inséré dans un champ appelé Auteur.
[18] Avec Word, les propriétés sont accessibles en cliquant sur Fichier ► Propriétés, puis en consultant tour à tour sur les onglets Général, Résumé, Statistiques, Contenu et Personnalisation. Les informations personnelles sont insérées par défaut dans les champs Auteur et Société de l'onglet Résumé et dans le champ Dernier enreg. par de l'onglet Statistiques.
[19] Avec WordPerfect, les propriétés sont visibles en cliquant sur Fichier ► Propriétés.... Les informations personnelles se trouvent dans l'onglet Sommaire. Les champs Auteur et Dactylo sont remplis par défaut lors de la création du document, L'onglet Informations contient essentiellement des statistiques sur le document.
[20] Avec la fonction Enregistrements rapides de Word, l'enregistrement se fait plus rapidement puisqu'au lieu de remplacer l'ancienne version du document par la version actuelle, le logiciel ne fait qu'ajouter à la fin du fichier les modifications apportées. Il en résulte que des fragments de texte ayant été supprimés et qui n'apparaissent plus à l'écran se trouvent toujours dans le document. Il n'est pas possible de consulter ces fragments de texte au moyen des menus de Word.
[21] Cette fonction de WordPerfect permet à l'utilisateur d'annuler ou de refaire jusqu'à 300 opérations d'édition effectuées sur un document. L'utilisateur peut choisir d'enregistrer cet historique avec le document. La consultation de l'historique annuler/refaire se fait simplement en cliquant sur Édition ► Historique Annuler/Refaire.... Il est aussi possible de voir une à une ces opérations en cliquant sur Édition ► Annuler ou Édition ► Refaire.
[22] Word et WordPerfect possèdent une fonction permettant d'enregistrer plusieurs versions d'un document dans le même fichier. L'enregistrement d'une version antérieure du document a pour effet d'ajouter le texte complet de cette version dans le fichier.
[23] Avec Word, l'accès aux versions antérieures s'effectue en cliquant sur Fichier ► Versions.... La boîte de dialogue qui s'ouvre alors affiche la liste des versions antérieures enregistrées, le cas échéant.
[24] Avec WordPerfect, la fonction Contrôle des versions n'est pas disponible avec l'installation « standard »; il faut l'avoir choisie spécifiquement lors d'une installation « personnalisée ». Sans cette fonction, l'utilisateur n'a pas accès aux éventuelles versions antérieures enregistrées par un autre utilisateur, ni vérifier si un document comporte ou non d'anciennes versions. Après avoir installé la fonction de contrôle des versions, il est possible d'accéder aux versions enregistrées en cliquant sur Fichier ► Contrôle de version ► Extraire Courant... Si le document comporte des versions antérieures, la boîte de dialogue Récupérer une version en fait voir la liste; sinon, un message indique que le document n'en contient pas.
[25] Diverses fonctions de Word et WordPerfect génèrent du texte sous forme d'annotations de révision, de commentaires ou de texte masqué. Souvent utiles à l'auteur ou à un groupe d'auteurs dans la préparation d'un document, ces informations ne sont normalement pas destinées à être distribuées avec sa version finale.
[26] Dans certaines circonstances, ces informations ne s'affichent pas lors de la préparation du document. Par exemple, avec Word, l'affichage des annotations de révision, des commentaires et des marques de format peut dépendre de la version du logiciel utilisé. Supposons qu'un utilisateur révise un document en y insérant des commentaires, puis le retourne à son auteur sans l'aviser que ce document comporte des commentaires. Il peut arriver que ces commentaires ne s'affichent pas à l'écran de l'auteur, et la version finale du document sera distribuée avec ces commentaires.
[27] Heureusement, ces fonctions de révision ne sont pas activées par défaut à l'installation de Word et de WordPerfect. Si un utilisateur est le seul à avoir travaillé sur un nouveau document, il n'a donc pas à craindre que des marques de révision, des commentaires ou du texte masqué y soient contenus à son insu. Par contre, si le document a été créé ou modifié par une autre personne, il est prudent de s'assurer que le document en soi exempt avant sa distribution.
[28] Avec Word 2002, il est possible de visualiser ce type de métadonnée en cliquant sur :
[29] Avec Word 97 et 2000, il est possible de visualiser ce type de métadonnée en cliquant sur :
[30] Dans WordPerfect, ces informations sont visibles en cliquant sur :
[31] WordPerfect et Word permettent l'insertion d'objets dans un document. Un objet est tout ensemble d'informations (p. ex. une image, une feuille de calcul, un diagramme ou un tableau) dont la « source » est un autre document. L'objet est soit « incorporé », soit « lié », soit simplement « collé » dans le document. Seul l'objet simplement collé n'emporte pas l'insertion de métadonnées.
[32] En présence d'un objet inséré, il n'est pas toujours aisé d'en connaître le type. De plus, les métadonnées qui lui sont associées peuvent être difficiles sinon impossibles à consulter. C'est pourquoi il est recommandé de simplement coller les objets comme image ou texte sans les incorporer ou les lier; voir la section IV ci-bas.
[33] Puisque tout fichier créé ou modifié au moyen d'un logiciel de traitement de texte contient nécessairement un minimum de métadonnées, il ne saurait être question de les éliminer complètement. Dans un contexte juridique, l'objectif est plutôt de minimiser leur présence dans les fichiers distribués afin d'éviter la divulgation involontaire d'informations confidentielles.
[34] La nature des précautions à prendre afin de minimiser les métadonnées dans la préparation des documents dépend de chaque institution judiciaire. En effet, le caractère confidentiel des informations peut varier en fonction de l'environnement de travail. Par exemple, le chemin d'accès à un fichier peut contenir des termes complètement neutres, mais dans d'autres cas ce type d'information risque de générer des bris de confidentialité ou des malentendus embarrassants pour l'auteur du document. De plus, les méthodes de préparation propres à chaque organisation engendrent des conséquences variées quant au risque d'insertion involontaire de métadonnées dans les documents. En général, plus le nombre de personnes à travailler sur un document est élevé, plus ce risque augmente.
[35] La meilleure solution consiste à minimiser en amont l'insertion de métadonnées pour tout nouveau document créé sur un poste de travail. Cet objectif peut être réalisé par la configuration des postes de travail de chaque utilisateur du logiciel ou par l'utilisation systématique d'un modèle de document spécialement conçu pour éviter l'insertion de métadonnées.
[36] Dans les organisations où les métadonnées sont utilisées aux fins de gestion des flux de documents, à l'autre extrême, dans les organisations décentralisées où l'uniformisation des procédures de préparation est difficile, il sera nécessaire d'élaborer un processus particulier, en aval, pour « nettoyer » chaque fichier avant sa distribution. Ce nettoyage peut se faire manuellement, en suivant les procédures décrites dans la section II. Il est aussi possible et même souvent souhaitable de le faire automatiquement au moyen des outils logiciels dont il est fait état dans la section III.
[37] La présente section offre une description des procédures à suivre afin de minimiser la présence de métadonnées susceptibles d'engendrer la divulgation involontaire d'informations dans les documents préparés avec les logiciels de traitement de texte les plus répandus, soit Microsoft Word et Corel WordPerfect. Elle offre des séries de procédures distinctes pour les utilisateurs de Word 2002 (A), de Word 97 et 2000 (B), et enfin de WordPerfect (C). Certaines procédures visent la configuration du poste de travail afin d'éviter l'insertion en amont de métadonnées, d'autres visent le nettoyage en aval des documents qui contiennent déjà des métadonnées.
[38] Quelle est la personne la mieux placée pour procéder à la minimisation des métadonnées? Bien que la suppression de la majorité des métadonnées n'ait aucun impact sur le contenu du texte et qu'elle puisse se faire par du personnel de bureau, l'élimination de certaines données d'édition requiert une prise de décision quant au contenu final du document. C'est pourquoi nous distinguons entre la personne responsable du contenu du document et celle responsable de sa distribution.
[39] La personne « responsable du contenu » est l'auteur du texte ou son réviseur final. Il s'agit par exemple du juge qui prend part à la préparation électronique de son jugement, soit en créant lui-même le document électronique à l'aide d'un logiciel de traitement de texte, soit en révisant le document électronique après l'avoir dicté ou rédigé sur papier.
[40] La personne « responsable de la distribution » est chargée de la préparation matérielle finale du document électronique. Elle peut se confondre avec la personne responsable du contenu, mais dans la majorité des institutions judiciaires il s'agit d'une personne faisant partie du personnel de bureau du tribunal.
[41] Remarques préliminaires :
1) Les procédures qui suivent visent les métadonnées les plus susceptibles d'échapper au contrôle de l'auteur d'un document. Pour de plus amples détails, il est suggéré de consulter la documentation en ligne rendue disponible par les distributeurs de Word et de WordPerfect :
2) Le problème posé par la confidentialité des métadonnées étant de mieux en mieux connu dans l'industrie de la bureautique. Les distributeurs de logiciels ont en conséquence progressivement facilité la gestion des métadonnées dans les plus récentes versions de leurs suites bureautique. C'est en particulier le cas pour la version 2002 de Word (incluse dans la suite Office XP) et pour les versions 9 et 10 de WordPerfect. Il est donc recommandé d'utiliser la plus récente version du logiciel.
[42] Après avoir configuré son poste de travail (1), tout utilisateur du logiciel peut créer et modifier des documents existants en évitant l'insertion de plusieurs métadonnées. Il est toutefois possible qu'il en subsiste. La personne responsable du contenu du document devra s'assurer de faire disparaître les données d'édition (2), puis la minimisation des autres métadonnées peut être exécutée par la personne responsable de la distribution du document (3).
[43] La version 2002 de Word comporte des « Options de confidentialité » qui facilitent la gestion des métadonnées. Il est maintenant possible de supprimer l'ensemble des informations personnelles lors de l'enregistrement d'un document. De plus, l'utilisateur peut choisir d'être avisé de la présence de certaines données d'éditions avant de distribuer un document. Par ailleurs, bien que la fonction d'enregistrements rapides soit inactive par défaut, il est prudent de s'en assurer. Enfin, il est préférable de faire en sorte que le texte masqué soit toujours visible à l'écran.
[44] Ces procédures de configuration du poste de travail s'adressent autant à la personne responsable du contenu du document qu'à celle qui est responsable de sa distribution.
[45] Dans Word 2002, cette option est associée au document courant. Pour que la suppression des informations personnelles soit systématique pour tout document basé sur un modèle donné, il faut modifier ce modèle. Le modèle de document par défaut de Word est un fichier nommé « Normal.dot » et il se trouve dans un répertoire nommé « Modèles ». Pour en connaître l'emplacement exact, qui peut varier d'un environnement à l'autre, cliquer sur Outils ► Options..., puis sous l'onglet Dossiers par défaut, lire le chemin d'accès indiqué pour Modèles utilisateur.
[46] Pour supprimer de façon systématique les informations personnelles de tout document basé sur un modèle de document donné :
[47] Le fait pour un utilisateur de choisir d'être avisé de la présence de marques de révision ou commentaires dans tout document avant sa distribution vaut pour tous les documents ouverts sur le même poste de travail par le même utilisateur. Pour activer cette option :
[48] Le fait de désactiver les enregistrements rapides vaut pour tout document consulté ou créé par le même usager sur le même poste de travail. Tout enregistrement fait par la suite sera un enregistrement complet. Pour désactiver les enregistrements rapides :
[49] L'affichage systématique du texte masqué à l'écran permet d'éviter que ce texte ne passe inaperçu. Le fait d'activer l'affichage du texte masqué vaut pour tout document consulté ou créé par le même utilisateur sur le même poste de travail. Pour activer l'affichage du texte masqué :
[50] L'utilisation de fonctions avancées d'édition par un auteur ou un groupe d'auteurs et de réviseurs implique l'insertion potentielle de plusieurs données d'édition dans les documents préparés. Lorsque la personne responsable du contenu du document n'est pas la seule à y avoir travaillé, elle doit vérifier la présence de ces fragments de texte et veiller le cas échéant à ce qu'ils soient supprimés du document. Elle doit aussi s'assurer que les objets insérés l'ont été convenablement. Les procédures qui suivent doivent être exécutées sous sa supervision puisqu'elles ont pour conséquence de modifier le contenu du document.
[51]
S'il y a lieu, les marques de révision et commentaires
doivent être supprimés. Avec Word 2002, cette
gestion s'effectue par la barre d'outils Révision,
qui comporte notamment les boutons suivants : 
.
[52] Pour faire apparaître cette barre, il suffit d'ouvrir un document qui comporte des marques de révision ou commentaires. Si elle n'est pas affichée, cliquer sur Affichage ► Barres d'outils ► Révision. La barre d'outils Révision permet de naviguer d'une annotation ou commentaire à l'autre, d'accepter ou de refuser les modifications et de supprimer les commentaires. Elle permet aussi de désactiver la fonction de Suivi des modifications.
[53] Pour accepter ou refuser les modifications, supprimer les commentaires et désactiver le Suivi des modifications :
, cliquer dessus de
manière à désactiver cette fonction;[54] Si du texte masqué se trouve dans le document, il doit être supprimé ou inséré dans le document en le rendant visible. Il s'affiche à l'écran avec un soulignement pointillé. Afin de s'assurer d'en trouver toute trace dans un document, il est utile d'utiliser la fonction Rechercher de Word. Pour rechercher, puis supprimer ou rendre visible le texte masqué dans un document :
[55] Si un objet a été incorporé ou lié dans le document, il doit être converti en objet simplement collé comme texte ou image, sans liaison, comme le présente plus en détail la section IV. Si l'objet incorporé ou lié est graphique tel un diagramme, il s'agit de le convertir en image. S'il est textuel tel une zone d'une feuille de calcul, il est préférable de le convertir en texte mis en forme, en conservant les attributs de police et de tableau. Pour convertir un objet incorporé ou lié :
[56] Les procédures suivantes peuvent être exécutées par du personnel de bureau puisqu'elles n'ont pas d'impact sur le contenu apparent du document.
[57] Avec Word, il n'est pas possible de vérifier si un document existant a été enregistré avec la fonction d'enregistrement rapide. Il est donc nécessaire de s'assurer que le document subisse au moins un enregistrement complet. Pour effectuer un enregistrement complet d'un document avant sa distribution :
[58] Il est prudent de s'assurer que les propriétés du document ne comportent pas d'informations ne devant pas être distribuées. Pour supprimer ou modifier les propriétés d'un document :
[59] Il faut s'assurer que le document distribué ne contient que sa version courante et que l'enregistrement des versions à la fermeture est inactif. Pour désactiver l'enregistrement automatique des versions du document et supprimer les versions antérieures :
[60] Après avoir configuré son poste de travail (1), tout utilisateur du logiciel peut créer et modifier des documents existants en évitant l'insertion de plusieurs métadonnées. Il est toutefois possible qu'il en subsiste. La personne responsable du contenu du document devra s'assurer de faire disparaître les données d'édition (2), puis la minimisation des autres métadonnées peut être exécutée par la personne responsable de la distribution du document (3).
[61] Afin d'éviter l'insertion systématique de son nom et de ses initiales comme auteur ou réviseur du document, l'utilisateur de Word 97 ou 2000 doit supprimer ou modifier certaines informations de son profil. Il est par ailleurs prudent de s'assurer que la fonction d'enregistrements rapides soit inactive et de faire en sorte que le texte masqué soit toujours visible.
[62] Ces procédures de configuration du poste de travail s'adressent autant à la personne responsable du contenu du document qu'à celle qui est responsable de sa distribution.
[63] Pour supprimer ou modifier le nom et les initiales de l'utilisateur systématiquement insérés dans tout nouveau document :
[64] Le fait de désactiver les enregistrements rapides vaut pour tout document consulté ou créé par le même usager sur le même poste de travail. Tout enregistrement fait par la suite sera un enregistrement complet. L'option Autoriser les enregistrements rapides est activée par défaut lors de l'installation de la première distribution de Word 97. Les utilisateurs de cette version devraient être particulièrement vigilants. Dans les versions 2000 et 2002, cette option est inactive par défaut. Pour désactiver les enregistrements rapides :
[65] L'affichage systématique du texte masqué à l'écran permet d'éviter que ce texte ne passe inaperçu. Le fait d'activer l'affichage du texte masqué vaut pour tout document consulté ou créé par le même utilisateur sur le même poste de travail. Pour activer l'affichage du texte masqué :
[66] L'utilisation de fonctions avancées d'édition par un auteur ou un groupe d'auteurs et de réviseurs implique l'insertion potentielle de plusieurs données d'édition dans les documents préparés. Lorsque la personne responsable du contenu du document n'est pas la seule à y avoir travaillé, elle doit vérifier la présence de ces fragments de texte et veiller le cas échéant à ce qu'ils soient supprimés du document. Elle doit aussi s'assurer que les objets insérés l'ont été convenablement. Les procédures qui suivent doivent être exécutées sous sa supervision puisqu'elles ont pour conséquence de modifier le contenu du document.
[67] S'il y a lieu, les marques de révision doivent être supprimées, et la fonction de suivi des modifications désactivée. Pour supprimer les marques de révision d'un document avec les versions 97 et 2000 de Word :
[68] S'il y a lieu, les commentaires doivent être supprimés. Pour supprimer les commentaires d'un document avec les versions 97 et 2000 de Word :
[69] Si du texte masqué se trouve dans le document, il doit être supprimé ou inséré dans le document en le rendant visible. Le texte masqué s'affiche dans le document avec un soulignement pointillé. Afin de s'assurer d'en trouver toute trace dans un document, il est utile d'utiliser la fonction Rechercher de Word. Pour rechercher, puis supprimer ou rendre visible le texte masqué dans un document :
[70] Si un objet a été incorporé ou lié dans le document, il doit être converti en objet simplement collé comme texte ou image, sans liaison, comme le présente plus en détail la section IV. Si l'objet incorporé ou lié est graphique tel un diagramme, il s'agit de le convertir en image. S'il est textuel tel une zone d'une feuille de calcul, il est préférable de le convertir en texte mis en forme, en conservant les attributs de police et de tableau. Pour convertir un objet incorporé ou lié :
[71] Les procédures suivantes visent à minimiser les métadonnées possiblement présentes dans un document avant sa distribution. Elles peuvent être exécutées par du personnel de bureau puisqu'elles n'ont en principe pas d'impact sur le contenu apparent du document.
[72] Avec Word, il n'est pas possible de vérifier qu'un document existant a été enregistré avec la fonction d'enregistrements rapides. Il est donc nécessaire que la personne responsable de sa distribution s'assure que le document subisse au moins un enregistrement complet. Pour effectuer un enregistrement complet d'un document avant sa distribution :
[73] Il est prudent de s'assurer que les propriétés du document ne comportent pas d'informations ne devant pas être distribuées. Pour supprimer ou modifier les propriétés d'un document :
[74] Il faut s'assurer que le document distribué ne contient que sa version courante et que l'enregistrement des versions à la fermeture est inactif. S'il y a lieu, il faut désactiver l'enregistrement automatique des versions du document et supprimer les versions antérieures :
[75] Après avoir configuré son poste de travail (1), tout utilisateur du logiciel peut créer et modifier des documents existants en évitant l'insertion de plusieurs métadonnées. Il est toutefois possible qu'il en subsiste. La personne responsable du contenu du document devra s'assurer de faire disparaître les données d'édition (2), puis la minimisation des autres métadonnées peut être exécutée par la personne responsable de la distribution du document (3).
[76] Afin d'éviter l'insertion systématique de son nom et de ses initiales comme auteur ou réviseur du document, l'utilisateur de WordPerfect doit supprimer ou modifier certaines informations de son profil. Il est par ailleurs prudent de s'assurer que la fonction de contrôle des versions soit installée, que l'enregistrement de l'historique annuler/refaire soit inactif et enfin que le texte masqué soit toujours visible.
[77] Ces procédures de configuration s'adressent autant à la personne responsable du contenu du document qu'à celle qui est responsable de sa distribution.
[78] Afin de pouvoir vérifier si un document comporte d'anciennes versions, l'utilisateur de WordPerfect doit avoir installé au préalable la fonction de contrôle des versions sur son poste de travail. Pour installer cette fonction :
[79] Pour supprimer ou modifier le nom et les initiales de l'utilisateur systématiquement insérés dans tout nouveau document :
[80] Le fait de désactiver l'enregistrement de l'historique annuler/refaire vaut pour tout document consulté ou créé par le même usager sur le même poste de travail. À l'installation des versions 6, 7 et 8 de WordPerfect, l'enregistrement de l'historique annuler/refaire se fait est par défaut activé pour les 10 dernières opérations. Cette fonction est au contraire désactivée par défaut dans les versions 9 et 10. Pour s'assurer que la fonction d'enregistrement de l'historique annuler/refaire est désactivée sur un poste de travail :
[81] Le fait d'activer l'affichage du texte masqué vaut pour tout document consulté ou créé par le même usager sur le même poste de travail. Pour activer l'affichage du texte masqué :
[82] L'utilisation de fonctions avancées d'édition par un auteur ou un groupe d'auteurs et de réviseurs implique l'insertion potentielle de plusieurs données d'édition dans les documents préparés. Lorsque la personne responsable du contenu du document n'est pas la seule à y avoir travaillé, elle doit vérifier la présence de ces fragments de texte et veiller le cas échéant à ce qu'ils soient supprimés du document. Elle doit aussi s'assurer que les objets insérés l'ont été convenablement. Les procédures qui suivent doivent être exécutées sous sa supervision puisqu'elles ont pour conséquence de modifier le contenu du document.
[83] S'il y a lieu, les marques de révision doivent être supprimées. Avec les versions 9 et 10 de WordPerfect, la simple ouverture d'un document qui comporte des annotations de révision provoque l'apparition de la boîte de dialogue Réviser un document. Si cette boîte de dialogue n'apparaît pas, c'est que le document ne comporte pas d'annotations de révision. Avec la version 8, il faut vérifier la présence d'annotations en cliquant sur Fichier ► Document ► Réviser.... S'il est impossible de choisir Réviser..., c'est que le document ne comporte pas d'annotations de révision.
[84]
Lors de la révision d'un document par son auteur, la barre
d'outil de révision s'affiche et fait apparaître les
boutons suivants : 
.
[85] Ces boutons permettent de naviguer d'une annotation à l'autre et de les insérer ou les supprimer soit en bloc, soit une à une. Pour insérer ou supprimer les annotations de révision dans un document :
[86] S'il y a lieu, les commentaires doivent être supprimés. Pour supprimer les commentaires d'un document :
[87] Si du texte masqué se trouve dans le document, il doit être supprimé ou inséré dans le document en le rendant visible. Afin de s'assurer d'en trouver toute trace dans un document, il est utile d'utiliser la fonction Rechercher et remplacer de WordPerfect. Pour rechercher, puis supprimer ou rendre visible le texte masqué dans un document :
[88] Si un objet a été incorporé ou lié dans le document, il doit être converti en objet simplement collé comme texte ou image, sans liaison, comme le présente plus en détail la section IV. Si l'objet incorporé ou lié est graphique tel un diagramme, il s'agit de le convertir en image. S'il est textuel tel une zone d'une feuille de calcul, il est préférable de le convertir en texte mis en forme, en conservant les attributs de police et de tableau. Pour convertir un objet incorporé ou lié :
[89] Les procédures suivantes visent à minimiser les métadonnées possiblement présentes dans un document avant sa distribution. Elles peuvent être exécutées par du personnel de bureau puisqu'elles n'ont en principe pas d'impact sur le contenu apparent du document.
[90] S'il est possible d'utiliser la fonction annuler/refaire sur un document dès son ouverture avec WordPerfect, c'est qu'un historique annuler/refaire a été enregistré dans ce document. Pour supprimer l'historique annuler/refaire d'un document :
[91] Il est prudent de s'assurer que les propriétés du document ne comportent pas d'informations ne devant pas être distribuées. Pour supprimer ou modifier les propriétés d'un document :
[92] Pour vérifier si un document comporte des versions antérieures à supprimer, cliquer sur Fichier ► Contrôle de version ► Extraire Courant.... S'il y a lieu, il faut supprimer ces versions et ne conserver que la version courante. Pour supprimer les anciennes versions du document :
[93] Compte tenu du risque encouru par la présence de métadonnées dans les documents distribués et de la quantité de travail requis pour nettoyer les documents, il est préférable pour certaines organisations de se munir d'un outil logiciel spécifiquement conçu pour minimiser les métadonnées dans les documents produits.
[94] Outre les gains de productivité entraînés par l'automatisation du processus, les outils logiciels permettent de supprimer certaines informations autrement impossibles à expurger des documents. C'est notamment le cas pour la liste des dix derniers auteurs d'un document, que Word ne permet pas de supprimer directement.
[95] Les utilisateurs de Word bénéficient d'outils logiciels complets (A), tandis que les utilisateurs de WordPerfect doivent installer des macro-commandes sur leurs postes de travail (B).
[96] Les utilisateurs de Word peuvent utiliser divers logiciels commerciaux afin de minimiser les métadonnées de leurs documents. Parmi ceux-ci :
[97] Ces logiciels offrent tous une gestion complète des métadonnées, autant pour les détecter que pour les supprimer ou les convertir. Ils permettent de nettoyer d'un clic de souris les documents Word et Excel ouverts dans ces applications, mais aussi lors de l'envoi de documents en fichier joint à un message avec Outlook.
[98] Il est à noter que ezClean ne peut traiter qu'un seul document à la fois, alors que Metadata Assistant et Out-of-Sight peuvent traiter non seulement le document actif, mais aussi un lot de documents se trouvant dans un répertoire donné, en incluant au besoin les sous-répertoires. La possibilité de traiter les documents par lots peut être déterminante pour certaines organisations qui nécessitent le nettoyage systématique d'une grande quantité de documents.
[99] Metadata Assistant se démarque en ce qu'il peut être exécuté de manière autonome, alors que Out-of-Sight et ezClean ne fonctionnent qu'à travers les applications Word, Excel ou Outlook. De plus, Metadata Assistant peut gérer les documents protégés par un mot de passe. Il possède en général davantage d'options facilitant la gestion du processus de minimisation des métadonnées.
[100] Les utilisateurs de WordPerfect ne bénéficient pas d'outils logiciels particuliers permettant la gestion des métadonnées. Cependant, ils peuvent installer sur leur poste de travail des macrocommandes spécialement conçues pour nettoyer les fichiers WordPerfect.
[101] Il
existe des ressources Internet faisant la description et la
distribution gratuite de macrocommandes permettant de minimiser
les métadonnées, comme par exemple la page des
trucs et astuces de Barry McDonnell's Toolbox à
l'adresse suivante :
<http://ourworld.compuserve.com/homepages/macdonnell/Tips/UndoRedo.html>.
[102] WordPerfect et Word permettent l'insertion d' « objets », dans un document. De telles insertions peuvent être réalisées de diverses façons afin de répondre aux besoins de chaque type d'utilisateur de ces logiciels. Pour les usagers de la communauté juridique qui veulent s'échanger des documents, il sied cependant d'utiliser les moyens qui limitent l'information ajoutée au document à celle que l'auteur souhaite réellement transmettre.
[103] Pour la suite de la discussion et pour fins d'illustration, nous supposons qu'un utilisateur de Word souhaite insérer un histogramme préparé avec le tableur Excel dans son document. Nous décrirons trois types d'objets selon leur méthode d'insertion : « lié », « incorporé » et « collé ». Nous discuterons des avantages et inconvénients de chacun de ces types. Nous constaterons que l'approche recommandée - l'insertion d'un objet simplement collé - n'introduit dans le document aucune information autre que celle qui apparaît à l'écran.
[104] Clarifions d'abord la terminologie. Pour nos fins, « objet » désigne tout ensemble d'information, un bout de texte, un histogramme, une portion d'un chiffrier. Le document dont provient l'objet sera désigné « document source » et celui qui le reçoit « document cible ». L'application associée au document source est l' « application serveur », celle associé au document cible, l' « application client ». En ce qui regarde notre illustration, l'histogramme est l'objet, le document source est un document de type chiffrier. Excel est l'application serveur, alors que Word est l'application client.
[105] L'objet « lié » au document cible n'est qu'un renvoi dynamique au document source. Le document cible contient le chemin d'accès et le format du fichier source, mais pas les données. Ces informations de liaison rendent néanmoins possible l'affichage dans le document cible des informations désignées dans le document source.
[106] Cette opération est accomplie en sélectionnant dans Excel un ensemble d'informations, ici un histogramme, et en le copiant dans Word par la fonction Collage spécial du menu Edition, en choisissant de le « Coller avec liaison ».
[107] L'avantage principal de cette approche vient du fait que l'histogramme sera automatiquement mis à jour dans le document Word lorsque les données sont modifiées dans le document Excel.
[108] Les documents destinés à être distribués ne doivent pas contenir d'objets liés puisque le lien entre le document cible et le document source se brisera lors de la distribution. Par conséquent, les récipiendaires du document ne pourraient accéder à l'information que nous souhaitons leur présenter.
[109] L'objet « incorporé » dans un document cible insère dans ce document non seulement le sous-ensemble d'informations copié du document source mais aussi sa relation avec l'ensemble des informations du document d'origine. Ainsi, un objet incorporé introduit dans le document cible non seulement les informations copiées et apparentes, mais aussi les données ayant servi à leur confection et même les métadonnées associées au document source.
[110] Dans le cas de l'histogramme, son incorporation dans un document Word entraînera l'insertion - probablement involontaire - non seulement de l'ensemble du contenu de l'onglet d'Excel auquel s'attache l'histogramme, mais également de tous les autres onglets du classeur et des métadonnées qui pourraient s'y rattacher.
[111] L'avantage de cette approche est de conserver le lien entre l'objet incorporé et les composants logiciels capables de le manipuler ainsi que de permettre la modification de l'objet à même le document cible, en modifiant les données qui l'ont accompagné. Puisqu'il est nuisible que la version finale d'un document puisse être modifiée et comporte des données non visibles, il est recommandé d'éviter à tout prix ce type d'insertion dans les documents distribués publiquement.
[112] L'objet simplement « collé » est la copie d'un document source qui ne contient que ses données visibles. Ces données peuvent être présentées sous forme d'image ou de texte mis en forme. Il s'agit de l'approche recommandée.
[113] Cette approche consiste à utiliser les moyens d'insertion qui ne produiront que les effets recherchés, c'est-à-dire l'ajout dans le document cible des seules informations sélectionnées dans le document source.
[114] Voici comment procéder pour notre histogramme, puis pour certains autres cas de figure.
[115] En somme, comme l'illustrent ces exemples, il est possible de coller les objets insérés dans le document comme images ou texte mis en forme, sans incorporation ni liaison.
[1] Ce texte est destiné à accompagner le Guide canadien pour la préparation uniforme des jugements, adopté en septembre 2002 par le Conseil canadien de la magistrature et disponible sur le Web à partir de l'adresse suivante : < http://www.cjc-ccm.gc.ca/francais/publications.htm > .