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Version 2 (16 février 2000)
[1] Le présent document expose les instructions pour l'implantation de la norme de référence neutre. Il permettra aux juges ainsi qu'aux administrateurs de tribunaux de comprendre et de participer à la mise en application de la norme de référence neutre.
[2] Le mode d'emploi comporte trois éléments qui correspondent aux grandes étapes de la mise en œuvre de la référence neutre: 1) Choix du code de désignation du tribunal ; 2) Choix du mode d'attribution des numéros de séquence ; et 3) Lancement et démarrage de l'utilisation de la référence.
1. Choix du code de désignation du tribunal[3] L'utilisation d'un code de désignation dans la nouvelle norme de référence est conforme à la tradition. Cependant, à la différence des mesures plus anciennes, les codes de désignation évitent dorénavant toute acceptation interne.
[4] Le choix de l'identificateur du tribunal constitue une étape essentielle. Il identifiera le tribunal qui rend la décision. Afin de s'assurer qu'il soit unique, il nous semble approprié de se référer à l'autorité judiciaire la plus apte à décider de ces matières. Selon le processus décisionnel en vigueur dans la juridiction concernée, le choix du code de désignation se fera en consultation avec le juge en chef du tribunal ou les autorités chargées de l'administration judiciaire de la juridiction.
[5] Ces autorités pourront aisément coordonner les choix car l'attribution procède de façon décentralisée. En Ontario, les codes commencent par ON, en Colombie-Britannique par BC et ainsi de suite. La coordination pan canadienne est donc minimale (ref. FAQ question #1, pour la liste des codes de juridiction).
[6] Pour le reste, le code de désignation peut reprendre l'acronyme habituel ou naturel de la Cour ou du Tribunal. Ainsi, au Québec, le Tribunal des droits de la personne obtiendra le code QCTDP.
[7] Il faut noter qu'idéalement les codes doivent être courts. Nous souhaitons aussi éviter toute redondance. Si nous reprenons l'exemple précédent, le Tribunal des droits de la personne a pour nom officiel : le Tribunal des droits de la personne du Québec. Nous suggérons fortement d'éviter de réintroduire la lettre «Q» dans le code de désignation. Cet ajout résulterait à QCTDPQ. Cette forme nous semble à éviter.
1.2 L'expression du bilinguisme: quand le tribunal a-t-il besoin de deux codes de désignation?[8] Il importe de déterminer si le tribunal a besoin d'un seul code de désignation ou de deux pour refléter adéquatement sa situation linguistique.
[9] L'orientation prise par les concepteurs de la norme est la suivante : favoriser la simplicité tout en respectant les exigences liées à la nature bilingue de certaines institutions. Par conséquent, lorsque possible, un seul code de désignation est utilisé. Dans d'autres cas, l'utilisation d'une paire de codes de désignation est inévitable.
1er Un seul code de désignation[10] La norme de référence suggère l'utilisation d'un seul code de désignation dérivé du nom du tribunal sans tenter de dénoter la langue utilisée dans le cas des tribunaux qui
[11] Exemple pour la Cour d'appel pour la Colombie Britannique :
[12] Exemple pour la Cour d'appel du Québec :
[13] Lorsque requis, par exemple, lorsque deux versions, anglaise et française, d'une décision sont disponibles, ces tribunaux pourront dénoter une version linguistique par l'ajout d'un «E» ou d'un «F» au code de désignation du tribunal.
[14] Exemple pour le Tribunal des droits de la personne du Québec :
[15] Tout comme le démontre les exemples, lorsqu'un code de désignation est utilisé fréquemment, la langue de la décision est révélée par l'intitulé.
2ie cas Deux codes de désignation[16] Dans le cas des tribunaux rendant systématiquement leurs décisions dans les deux langues officielles ou s'ils sont bilingues et que leurs acronymes en français et en anglais diffèrent, la référence à l'un ou l'autre des textes se fonde sur l'utilisation de la version linguistique appropriée du code de désignation du tribunal.
[17] Ainsi, pour la Cour fédérale du Canada, la référence aux versions anglaise et française d'une décision se réalise de la façon suivante :
[18] Certains tribunaux ont deux noms officiels même si leurs décisions sont habituellement produites que dans une des langues officielles. Ces tribunaux peuvent utiliser deux codes de désignation correspondant à leurs noms respectifs afin de refléter leur statut bilingue. La référence pourra emprunter l'un ou l'autre de ces codes.
[19] Exemple pour la Cour du banc de la Reine du Nouveau Brunswick :
Note : Dans ces deux exemples, notons que seul l'intitulé révèle la langue utilisée, le français
2. Choix d'un mode d'attribution des numéros de séquence[20] L'utilisation d'un numéro de séquence vise à fournir l'élément spécifique à une décision particulière dans la nouvelle norme de référence. La norme favorise ici encore la simplicité. Cependant, elle doit prévoir le cas des structures judiciaires plus complexes. Ainsi, l'attribution de numéros de séquence variera selon la structure du tribunal et de la complexité de son système de gestion des dossiers.
2.1 Structure des tribunauxa -- Tribunal à structure simple
[21] Il est suggéré d'utiliser une suite de nombres qui débute par le chiffre un (1) à chaque début d'année. Par exemple, pour le début de l'an 2000, la référence aux premières décisions de la Cour d'appel du Manitoba pourraient prendre la forme suivante recommandée par la norme :
[22] En général, cette assignation se fait au greffe du tribunal au moment de l'inscription de la décision. À chaque fois, le greffe attribue le prochain numéro disponible dans la série. Nous discuterons plus longuement de ce processus plus tard dans ce document.
b -- Tribunaux complexes
i. Gestion centralisée
[23] Certains tribunaux complexes, décentralisés dans un vaste territoire, utilisent néanmoins un seul greffe. Pour ceux-là, le modèle à suivre demeure celui du tribunal à structure simple (voir rubrique 2.1 - a).
ii. Gestion décentralisée *
[24] L'idée générale de la gestion décentralisée est de «sérialiser» l'attribution des numéros pour refléter le fonctionnement décentralisé de la structure judiciaire.
[25] Cette délégation de l'attribution du numéro de séquence peut s'effectuer par l'ajout d'un préfixe numérique propre à chaque greffe décentralisé. Par exemple, pour un tribunal ontarien décentralisé, le greffe de London aurait comme préfixe, 01 alors que ceux de Toronto et d'Ottawa auraient, respectivement, les préfixes 02 et 03. De sorte, que les numéros de séquence ressembleraient à ceci :
[26] Dans ce cas, l'utilisation d'un préfixe de longueur fixe (comme 02) et d'un numéro de séquence pour les subdivisions (comme 2) permet une gestion décentralisée des subdivisions.
2.2 Définition du processus[27] Une autre difficulté qui se présente au moment du processus d'attribution d'un numéro de série à la décision est celle relative au responsable de l'attribution, du moment de l'attribution et de l'endroit prévu pour l'inscription du numéro de séquence.
a -- Qui?
[28] Le responsable du greffe au moment de l'inscription de la décision. Ce responsable est le mieux placé pour agir comme gestionnaire des numéros de séquence. Il va de soi que selon les particularités du fonctionnement des diverses institutions, il pourra arriver que l'inscription comme telle du numéro de séquence pourra être faite par diverses personnes, comme les secrétaires des juges, mais même dans ces cas, le numéro aura d'abord été obtenu du responsable du greffe ou par le biais d'un système automatisé sous sa responsabilité.
b -- Quand?
[29] Nous suggérons le moment de l'inscription de la décision au greffe. Présentement, le moment de l'ajout du numéro de séquence détermine seulement le rang des décisions les unes par rapport aux autres. Cet ordre ne joue pas un rôle capital du point de vue de l'identification des décisions qui constitue au fond l'objectif de la norme. Les tribunaux pourront déterminer eux-même le moment exact où l'inscription de la référence s'insère le mieux dans leur processus de traitement.
c -- Où?
[30] En tout premier lieu, la référence doit être inscrite dans le fichier même de la décision. De cette façon, on garanti que la référence suivra naturellement la décision dans toutes les étapes de sa circulation.
[31] De plus, la référence est conçue pour se prêter à l'identification des fichiers. Il est fortement suggéré de l'utiliser à de telles fins. En effet, si les fichiers portent le nom de leur référence officielle, il devient d'autant plus facile de traiter les collections de décisions que ce soit pour concevoir des systèmes internes ou publics d'information.
3. Lancement et démarrage de l'utilisation de la norme[32] Le 1er janvier 2000 semble un choix logique pour démarrer l'utilisation de la nouvelle norme. L'insertion de la nouvelle référence devrait se faire le plus tôt possible même si cela se produit au milieu de l'année.
[33] Pour les autres, ceux qui le peuvent, devraient introduire la référence neutre dans leurs documents au début de l'année. En partant la numérotation au début de l'année, on marque clairement le point de transition. Puisque cette tâche ne requiert pas beaucoup de travail rétrospectif, celle-ci pourrait être facilement accomplie dans les premiers mois.
[34] Nous suggérons, à ceux qui décident d'implanter la nouvelle référence au milieu de l'année, d'introduire la nouvelle norme au commencement d'un mois. De plus, nous proposons également que le numéro de séquence débute à un nombre qui permettent une introduction rétroactive des références de décisions rendues au début de l'année. Ceci veut dire qu'un tribunal qui publie mille décisions au cours d'une année et qui désire introduire la nouvelle référence le 1er juin peut débuter le numéro de séquence a 1001 afin de permettre d'introduire les autres décisions rendues au début de l'année. Ceci permettrait de prévoir qu'un ajout futur de la référence aux anciennes décisions.
[35] Il n'est pas sans intérêt de mentionner qu'un tel travail rétroactif, s'il demeure possible, n'est pas recommandé par le Comité canadien de la référence. Nous souhaitons bien davantage généraliser l'emploi de la référence neutre pour le futur que de charger les administrations judiciaires d'un coûteux travail rétrospectif.
* Suite à des discussions par le Comité, ce paragraphe a été modifié. En somme, le Comité a voulu simplifier l'utilisation et la description du numéro de séquence