Procès-verbal de la téléconférence du 11 décembre 2003

L'appel était présidé par Frédéric Pelletier et a débuté à 12h05, heure de Montréal.

Les membres suivants y ont assisté: Suzan Baer, Edna Brewster, Anne L. Chesnutt, Martin Felsky, Jennifer Jordan, Rick Leech, Denis Le May, Jane McDonald, Daniel Poulin et Ruth Rintoul.

L'ordre du jour a été établi comme suit :
1- Bilan de nos activités courantes;
2- Résumé de la dernière réunion du CCUNTJ (« JTAC »);
3- Commentaires généraux sur le premier jet de la norme proposée de préparation des intitulés.

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1- Bilan de nos activités courantes

Mise en oeuvre de la référence neutre

Au Québec, le projet pilote que le Ministère de la Justice a accepté de recommander pour la Cour d'appel sera soumis aux juges de cette cour au mois de janvier prochain.

En Ontario, des progrès se manifestent du côté de la Cour supérieure de justice, grâce à la juge Kiteley. La gestionnaire de la bibliothèque des juges de cette cour, Mme Louise Hamel, a recueilli des informations sur la mise en oeuvre de nos normes. Du côté de la Cour d'appel, nos normes ont été présentées par Daniel l'été dernier au juge Laskin, lequel semblait très intéressé à leur mise en oeuvre dans son tribunal. Le Comité verra à recueillir plus d'information à cet égard.

D'autres tribunaux et panels décisionels au pays ont contacté le Comité au sujet de la référence neutre. Il est fort probable que plusieurs d'entre eux la mettront en oeuvre très bientôt.

Certains membres du Comité ont rapporté des problèmes quant aux identificateurs adoptés par certains tribunaux. Ces identificateurs ne contiennent pas le préfixe de deux lettres correspondant au ressort législatif, comme le prescrit la norme. Pour résoudre ce type de problème, le Comité s'entend pour écrire à ces tribunaux et tenter de « vendre » l'utilisation de ce préfixe en les informant des raisons pour lesquelles cette norme a été adoptée. Nous pourrions aussi leur suggérer de corriger rétroactivement leurs références, si le problème concerne un nombre peu élevé de décisions. À l'avenir, lorsque l'un de nos membres a connaissance de ce problème, il devrait le rapporter au Comité. Ensuite, le secrétaire verra à coordonner les contacts avec le tribunal concerné avec, si possible, l'aide d'un membre qui serait plus rapproché de ce tribunal.

Mise en oeuvre de la norme de prépration des jugements

Le gabarit de format Word est prêt depuis août dernier. Il a été testé et traduit en français. Malheureusement, la documentation n'est pas encore terminée, alors la version « développeur » ne peut être disponible sur notre site maintenant. Ce travail sera fait dès que possible. Frédéric est prêt à préparer des versions « usager » pour des tribunaux particuliers.

Des gabarits WordPerfect simples on été préparés pour les cours de la SK et de la NS. Les cours de la SK ont formulé des commentaires qui n'ont pas encore été analysés.

Rick a gentiment envoyé un échantillon de décisions de l'AB aux membres du Comité. Il fournira dans les prochains jours le gabarit utilisé pour les créer. Ces gabarits comportent des fonctionnalités intéressantes qui pourraient être adaptées à d'autres tribunaux.

Frédéric a rapporté avoir prodigué régulièrement des conseils aux tribunaux qui, de temps à autres, lui demandent de l'assistance dans la mise en oeuvre de la norme.

2- Résumé de la dernière réunion du CCUNTJ (« JTAC »)

Les enjeux principaux discutés lors de la dernière réunion du CCUNTJ, tenue à Kansas City en octobre dernier, ont été résumés par Jennifer. Voici les principaux sujets:

• Une version préliminaire du « Plan détaillé pour la sécurité des renseignements judiciaires » de Martin est disponible au public et sera publiée très bientôt sur le site Web du CCM;
• La juge Fran Kiteley a présenté un document discussion intitulé « La transparence de la justice, l'accès électronique aux archives judiciaires, et la protection la vie privée », à l'égard duquel des commentaires peuvent être reçus jusqu'en février prochain;
• Martin a présenté son travail concernant une norme pour les documents électroniques soumis à la cour;
• Daniel a présenté les versions préliminaires de deux normes, l'une sur les intitulés et l'autre sur la protection des identités dans les décisions publiées;
• Des discussions ont été tenues au sujet de l'éventuelle création d'un institut canadien de technologie judiciaire.

3- Commentaires généraux sur le premier jet de la norme proposée de préparation des intitulés

Daniel a présenté la version préliminaire d'une norme sur les intitulés comme une tentative de simplifier la préparation uniforme des intitulés. Dans le paradigme actuel, la préparation des intitulés est prise en charge par les éditeurs ou autres diffuseurs de jurisprudence, par du personnel qui possède un certain niveau de compétence juridique. Daniel a suggéré que les normes actuellement appliquées pourraient être simplifiées et condensées dans un document de cinq pages si nous envisagions un autre paradigme, dans lequel les secrétaires des juges ou d'autre personnel des tribunaux pourraient agir en tant que source unique de la préparation de l'intitulé.

Cette proposition a soulevé un débat intéressant entre les membres du Comité. Plusieurs enjeux devront être discutés, dont les suivantes:

• Tous les tribunaux ne seront pas nécessairement en mesure de consacrer les ressources nécessaires à la préparation de l'intitulé;
• Nous pourrions envisager une méthode de préparation à niveaux multiples comme celle qui est utilisée dans les cours de l'AB, par laquelle les secrétaires des juges assignent un intitulé, qui est ensuite vérifié par du personnel ayant reçu une formation plus poussée, et qui est enfin confirmé par une personne ayant une formation juridique;
• Concernant la protection des identités, l'usage des initiales dans l'intitulé devrait être normalisé;
• Avec la référence neutre, l'uniformité dans la préparation des intitulés n'a plus autant d'importance qu'auparavant;
• La simplification est une bonne chose, mais peut-elle être réalisée aux dépens de l'exactitude et de la cohérence?

Le Comité s'est entendu sur le fait que davantage de discussions doivent se tenir au sujet des finalités et objectifs de la composition des intitulés, avant de discuter les détails de la version préliminaire de la norme proposée. Frédéric a demandé aux membres de soumettre leur point de vue par écrit. Il coordonnera les échanges écrits sur ce sujet avant la prochaine conférence. Frédéric invitera des représentants d'autres éditeurs de jurisprudence tels MLB, CLB et CCH à se joindre à la discussion.

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La prochaine téléconférence se tiendra le mercredi 28 janvier 2004 à 12h00, heure de Montréal. Comme à l'habitude, un rappel des numéros d'accès ainsi que l'ordre du jour sera acheminé aux membres par courriel quelques jours auparavant.

La réunion a pris fin à 13h20.

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