Procès-verbal de la conférence téléphonique du 31 mars 2005

L'appel était présidé par Frédéric Pelletier et a débuté à 12h00, heure de Montréal.

Les membres suivants y ont assisté: Suzan Baer, Edna Brewster, Anne L. Chesnutt, Michael Cowle, Jennifer Jordan, Lucie Laguë, Rick Leech, Denis Le May, Michèle Lesage, Grace Mackness, Ruth Rintoul et Elizabeth M.A. Turgeon.

L'ordre du jour a été établi comme suit :
1- Brèves nouvelles;
2- Nouveau document sur les intitulés.

Les notes ont été prises par Suzan, Rick et Frédéric.

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1- Brèves nouvelles

Remplacement de la représentante de Carswell

Récemment, Grace Mackness a été recommendée par Jane McDonald en tant que nouvelle représentante de Carswell sur notre comité. Grace est la directrice de l'acquisition de jurisprudence et de la recherche chez Carswell et son département est responsable pour, entre autres, les normes de préparation des intitulés chez cet éditeur.

Le Comité a remercié Jane pour sa participation à nos activités, et a souhaité la bienvenue à Grace comme nouveau membre.

Mise en oeuvre des normes actuelles

Frédéric a informé le Comité que la norme de référence neutre a été mise en oeuvre pour toutes les décisions rendues par la Cour d'Appel du Québec depuis janvier dernier. SOQUIJ attribue un intitulé et le corps de la référence, puis ajoute ces éléments au tout début du document préparé par la Cour. SOQUIJ a reçu le mandat de faire de même pour les décisions de la Cour supérieure et de la Cour du Québec, à compter de janvier 2006.

Frédéric a aussi informé le Comité sur le fait que la Cour suprême du Canada ajoutera bientôt une page couverture normalisée aux versions électroniques de ses décisions rendues depuis janvier dernier. Cette page contiendra tous les éléments obligatoires du Guide pour la préparation uniforme des jugements, dans le bon ordre.

Jennifer et Frédéric vont informer ultérieurement le Comité sur le plan mis sur pied afin de faire progresser la mise en oeuvre de nos normes.

Anne a informé le Comité que la division de la famille de la Supreme Court de la Nouvelle-Écosse va changer son code de cour de NSSF à NSSC afin que toutes les décisions rendues par cette cour aient le même code de cour. Ce résultat est conforme aux recommendations du Comité.

Référence IIJCan

Denis a soumis au Comité que l'attribution d'une référence IIJCan permanente pour chaque décision versée sur le site Web de IIJCan représente un grand progrès.

2- Nouveau document sur les intitulés

Six membres du Comité ont émis des commentaires détaillés sur le nouveau document sur les intitulés (télécharger [PDF] - en anglais seulement). Se fondant sur ces commentaires, Frédéric a choisi quelques enjeux principaux qui peuvent être discutés à l'intérieur de la période de temps prévue pour ce premier appel-conférence sur le document. Le Comité a accepté de laisser Frédéric inclure les autres commentaires dans une prochaine version. Les fautes de frappe, erreurs évidentes et incohérences seront simplement corrigées, et en cas de divergence d'opinions, des commentaires seront insérés dans des encadrés grisés au fil du document afin d'aider à accélérer les discussions ultérieures.

Les thèmes suivants ont été abordés.

1. Numérotation

Le Comité s'est entendu sur le besoin d'une nouvelle numérotation du document, avec une hiérarchie plus simple (1, 1.1., 1.1.2., etc.) et des numéros de paragraphe. La norme ISO 2145 pourrait être prise en considération.

2. Règle 3 - Intitulé unique

Le Comité s'est entendu sur la nécessité du maintient de la règle qui oblige à créer un intitulé unique et stable, de la première instance jusqu'au dernier appel, et ce même si cela peut créer des difficultés si les secrétaires judiciaires ne disposent pas de l'intitulé provenant de la décision de première instance. Le Comité est confiant qu'avec le temps, l'intitulé sera bien préparé par les secrétaires en première instance et que cette information sera disponible aux secrétaires des instances ultérieures. Cependant, la règle actuelle doit être modifiée afin d'indiquer que l'intitulé unique est un idéal à atteindre.

3. Règle 2(f) - Définition de "Criminal Proceeding"

Cette définition devrait inclure toutes les affaires pénales, quasi-criminelles et criminelles, dès que la Couronne est la partie poursuivante.

4. Règle 7 & 8 - Utilisation de la virgule ou des parenthèses pour l'abréviation « Re »

Les membres du Comité ont énoncé des avis partagés sur cette question, de bonnes raisons étant formulées de part et d'autre. d'un côté, la virgule est plus facile à taper et est la manière usuelle d'indiquer que le « Re » est normalement placé au début d'un terme. D'un autre côté, l'usage des parenthèses permet de réduire les variations de format puisque qu'il est cohérent avec la manière avec laquelle les descriptifs sont ajoutés après les noms des municipalités (voir règle 9(d)). Le consensus étant impossible à obtenir, le Comité s'est entendu pour déférer la prise de décision. Frédéric incluera dans le nouveau document un point de discussion sur les pour et contre de chaque option. Si aucun consensus ne pouvait être obtenu lors de la prochaine réunion, il a été entendu que chaque membre du Comité aura la chance de voter sur la question, qu'il soit ou non présent à cette réunion.

5. Règle 8(2) - Indication du ressort législatif

La majorité des membres du Comité ont exprimé leur opinion selon laquelle l'indication du ressort législatif par un code normalisé de deux lettres est plus pratique que l'utilisation du nom complet. La règle devrait demeurer la même (voir point 9 pour les changements à l'annexe "A").

6. Règle 9(b)(iii) - Noms des syndicats de travailleurs

Un consensus a été établi entre les membres du Comité, selon lequel il serait très difficile d'établir des règles simples pour abréger de manière cohérente les noms des syndicats de travailleurs. Après avoir discuté diverses options, dont l'ajout d'une annexe comportant une liste des syndicats existants, il a été finalement entendu que la règle actuelle doit être maintenue, les syndicats étant traités comme toute autre organisation : l'intitulé contient le nom complet du syndicat tel qu'il figure dans la décision (comme dans l'ex. 41 de l'annexe D), et lorsque l'affiliation est clairement identifiée comme une entité distincte (comme dans l'ex. 21, "... affiliated with ..."), alors cette affiliation est omise. Des exemples et des explications ajoutées près de la règle vont aider à clarifier les choses. Denis fera aussi quelques vérifications quant aux règles de cataloguage de la Bibliothèque du Congrès, qui pourraient nous servir de guide, et en fera rapport à Frédéric.

7. Règle 9(d) - Municipalités

Les membres du Comité se sont entendu sur le besoin d'une règle spécifique pour les municipalités. Cependant, les réponses reçues sur le brouillon dénotent une certaine confusion quant à l'applicabilité de la règle. Frédéric a indiqué que l'intention était de limiter l'application de cette règle seulemebnt aux entités municipales et non aux autres entités qui peuvent être associées aux municipalités. Il verra à clarifier la règle et à inclure des exemples qui mettent en évidence cette distinction, dont quelques contre-exemples.

8. Règle 10(c) - Ajout d'un descriptif pour les personnes agissant pour d'autres

La question à savoir si nous devrions ajouter un terme descriptif entre parenthèses dénotant la qualité de la personne représentant la partie nommée dans l'intitulé a été discutés, et plusieurs points de vue en faveur et contre cette mesure ont été exprimés. Les membres ont finalement accepté le point de vue selon lequel cet ajout n'aurait pas d'utilité au regard du but principal des lignes directrices, qui est d'attribuer un titre simple à une affaire. Sauf la réserve exprimées par quelques membres, il a été entendu que ces termes ne devraient pas être ajoutés, et que ceci devrait être spécifié dans la règle.

9. Annexe "A" - Noms et codes des ressorts législatifs

Les deux exceptions mentionnées au second paragraphe au sujet du YT des NT par rapport à la norme ISO 3166-2:CA, correspondent à la réalité énoncée dans le document. Cependant, il a été entendu que notre Comité devrait encourager l'utilisation de la norme ISO par l'inclusion dans le tableau non pas des exceptions, mais des codes ISO actuels. Le second paragraphe sera reformulé et transformé en note au bas du tableau, énonçant que YT et NT utilisent d'autres abréviations pour les besoins de la référence neutre.

10. Annexe "C" - Noms de Municipalités

Frédéric a noté qu'il n'était pas possible de désigner tous les noms de municipalités dans une annexe. Il a en conséquence choisi de fournir des exemples provenant de divers ressorts. Daniel a plutôt proposé de développer des règles plus précises sur la manière d'attribuer ces noms. Il a été entendu que cette solution était préférable, en incluant des exemples illustrant les différents types de désignations municipales provenant de divers ressorts législatifs. L'annexe sera retranchée du document. La règle pourrait aussi suggérer aux usagers de préparer des listes de noms des municipalités propres à leur ressort, à partir de ressources disponibles telles les sites Web gouvernementaux ou le "Canadian Almanac and Directory".

11. Annexe "D" - Exemples

Daniel a suggéré, dans ses commentaires écrits, que les exemples soient insérés dans le texte des règles. Les membres se sont entendus sur le fait qu'inclure tous les exemples pertinents dans le texte rendraient celui-ci trop difficile à lire. Cependant, les membres se sont aussi entendu pour la reproduction d'un ou deux exemples dans le texte et pour un meilleur référencement croisé entre les règles et l'annexe, à la fois dans la version électronique (c.-à-d. par des hyperliens) et dans la version imprimée (par un index ou par une organisation des exemples par règle et/ou par numéro de paragraphe).

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Les autres sujets seront discutés à un autre moment. Une nouvelle version du document sera préparée et versée sur la liste de distribution pour la mi-mai, avant la conférence annuelle de l'Association canadienne des bibliothécaires de droit. Un appel des disponibilités pour notre prochaine réunion téléphonique sera lancé avec cette nouvelle version du document.

La réunion s'est terminée à 14h00.

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