L’Alliance québécoise des techniciens de l’image et du son (AQTIS) est l’association reconnue pour représenter au Québec les quelque 5 500 artisans pigistes de plus de 134 métiers liés à la conception, la planification, la mise en place ou la réalisation d’une production audiovisuelle. Dans le cadre de son mandat, le syndicat a négocié près d’une dizaine de conventions collectives et ententes cadres couvrant les divers secteurs d’activités de ses membres. L’AQTIS a sélectionné Qweri afin de gérer et diffuser ses ententes en ligne pour sa capacité à unifier la gestion interne et externe de la documentation.
Le défi
L’AQTIS souhaitait d’abord améliorer les outils de communication à sa disposition afin de mieux rejoindre et servir ses membres. Dans un contexte de forte compétition avec un concurrent étranger, l’AQTIS se doit de maintenir et accroître sa notoriété en adoptant les meilleures pratiques de l’industrie. Ceci est d’autant plus vrai en matière d’accès à l’information puisque l’association courtise une clientèle à la fine pointe de la technologie.
En parallèle, l’AQTIS avait également le projet d’améliorer la productivité de ses représentants syndicaux en les équipant d’outils moderne de gestion de l’information. Afin d’y arriver plusieurs solutions étaient à l’étude dont un gestionnaire électronique de document et un outil de gestion de griefs. En ce qui concerne les conventions collectives, elles étaient jusque-là rendues disponibles de façon statique au format PDF à partir du site web du syndicat.
La solution
L’AQTIS a sélectionné Qweri pour sa capacité à unifier la gestion interne et externe des conventions collectives. Les fichiers Word originaux à la disposition du syndicat y sont simplement téléversés afin d’être convertis dans une version dynamique au format HTML5, ainsi qu’en PDF. En fonction des droits d’accès octroyés, certains documents peuvent être accédés par tous les membres via le site web de l’organisation, alors que d’autres sont rendus disponibles uniquement aux représentants syndicaux disposant d’un identifiant et d’un mot de passe.
Cette approche permet aux membres de l’AQTIS de bénéficier d’une navigation et d’une recherche puissante dans l’ensemble des conventions négociées par leur syndicat, où à l’intérieur de n’importe laquelle d’entre elles prise individuellement. Parce que Qweri se fond dans le graphisme du site web de l’AQTIS et est rendu disponible sur le sous-domaine ententes.aqtis.qc.ca, les membres n’ont jamais l’impression de quitter le site de leur association. De plus, les conventions de l’AQTIS étant disponibles en français et en anglais, le tableau de bord bilingue de Qweri leur permet de s’y retrouver aisément, peu importe la langue.
Quant aux représentants syndicaux, ils y gagnent un accès privilégié aux fonctionnalités collaboratives de Qweri : ils peuvent ajouter des notes personnelles directement dans le corps des conventions collectives (par exemple en associant la référence de l’un de leur dossier à un article spécifique d’une convention) et partager ces notes entre eux. Des groupes par équipe peuvent même être créés au besoin (par exemple afin de préparer la prochaine ronde de négociation). Par ailleurs, toute cette connaissance leur est accessible à partir de leurs appareils mobiles, un aspect non-négligeable compte tenu de tout le temps passé sur la route par les représentants syndicaux.