Si votre organisation produit des décisions judiciaires ou administratives, vous savez très bien que le travail sur un dossier ne s’arrête pas lorsque la décision finale est remise aux parties. Une fois que le dossier a été mis à jour via votre système de gestion électronique de dossiers / de cours (SGED), la décision rendue doit encore être publiée. Ce processus implique généralement qu’un webmestre, un bibliothécaire ou un employé du greffe alimente manuellement le système de gestion de contenu du site Web de votre organisation. Les données doivent probablement être « massées » pour répondre aux exigences de ce système distinct, une opération nécessitant plus ou moins d’efforts en fonction du niveau de sophistication de la technologie en place. Parfois, la décision doit également être anonymisée en raison de la présence d’informations confidentielles. Ce n’est qu’une fois ces opérations terminées qu’elle pourra finalement être transmise aux éditeurs juridiques. On peut deviner que cette transmission se fait par courriel et que chaque destinataire doit lui aussi réaliser le même processus afin d’extraire les métadonnées et insérer le contenu dans sa propre architecture de publication. Ce scénario classique n’est pas particulièrement efficace car il repose sur une série de processus distincts qui sont exploités en silos: les données de l’un ne sont pas transmises automatiquement à l’autre et les efforts sont dupliqués.
Chez Lexum, nous avons passé les 25 dernières années à améliorer et à faciliter la publication en ligne de l’information juridique. Ces efforts permettent désormais d’automatiser entièrement la chaîne de publication, du SGED de votre organisation jusqu’aux sites Web des éditeurs privés. Pour atteindre cet objectif, la première étape consiste à mettre en place des modèles de décisions facilitant l’extraction des métadonnées directement à partir du corps du texte. Soit dit en passant, les modèles de Lexum contribuent également à générer du contenu en ligne accessible aux malvoyants (lire conforme aux normes WCAG). Les données disponibles dans votre SGED peuvent ensuite être transmises à Decisia, notre solution d’auto-publication pour la jurisprudence, via son API. Decisia fournit au site Web de votre organisation une puissante recherche plein texte, de la recherche par champs, un accès adapté aux appareils mobiles, des listes de diffusion et de nombreuses autres fonctionnalités conçues pour permettre la recherche juridique dans votre corpus. Si de l’anonymisation est requise, notre équipe de techniciens juridiques peut s’en charger à la demande, avant que la décision ne soit affichée en ligne. Enfin, la fonction de syndication de Decisia peut rendre les fichiers (originaux et convertis), ainsi que les métadonnées correspondantes, disponibles dans un format structuré aux éditeurs juridiques intéressés à les réutiliser. Dans ce scénario, la mise à jour de votre SGED, de votre site Web et des sites Web des éditeurs juridiques ne requière qu’une seule opération qui est sous votre contrôle.
La même approche s’applique lorsqu’une correction doit être effectuée ou lorsqu’une décision doit être supprimée du site Web. Et pour les demandes urgentes, il est toujours possible pour le personnel de votre organisation de se connecter à l’interface de gestion Web de Decisia afin d’appliquer manuellement les modifications.
La Cour canadienne de l’impôt (CCI) est un exemple de cour d’appel qui a entièrement automatisé sa chaîne de publication à l’aide de Decisia. La CCI rend environ 300 jugements chaque année sur des questions liées à l’impôt sur le revenu, à la taxe sur les produits et services et à l’assurance-emploi. Des traductions en anglais ou en français sont éventuellement fournies pour tous les jugements publiés. En intégrant son SGED et son compte Decisia via des API, la CCI économise avant tout à son personnel le temps nécessaire pour mettre à jour régulièrement des systèmes distincts avec des données redondantes. En outre, elle bénéficie d’une uniformité entre les différents points d’accès possibles à sa jurisprudence (voir sur CanLII par exemple), ainsi que d’une conformité efficace aux exigences d’accessibilité.
Si vous pensez que la complexité de cette approche la rend hors de portée de votre organisation, nous apprécierions l’opportunité de vous prouver le contraire. En fait, le seul logiciel personnalisé requis est un simple connecteur faisant le pont entre l’architecture de données de votre SGED et le schéma de Decisia. De tels connecteurs sont déjà disponibles pour de nombreux SGED, y compris myCaseLoad, le Greffe électronique du Laboratoire de Cyberjustice et un actuellement en cours de test pour le Dispute Resolution Suite de PWC. Pour toute autre solution, Lexum est disponible afin de fournir une assistance en connectivité à l’équipe vous appuyant avec votre SGD.