Les professionnels de la gestion des connaissances (GC) savent qu’il existe plusieurs éléments susceptibles de faire ou briser le succès d’une initiative de GC. Un de ces éléments est principalement humain: les avocats de votre organisation adopteront-ils réellement le système de recherche d’entreprise à la fine pointe sur lequel vous dépensez beaucoup?
En parallèle, quiconque touche de près ou de loin au droit au Canada a une fenêtre CanLII.org d’ouverte sur un ou plusieurs de ses appareils. Le site, très utilisé par les avocats canadiens, est un bon exemple d’une adoption généralisée de la technologie par la profession juridique et la magistrature. De plus, si vous avez mis en signet un document de CanLII en 2001, bien que le site a subi plusieurs révisions, vous pourrez toujours trouver ce document en suivant votre ancien lien. CanLII est accessible partout et il est toujours là . C’est la définition même de quelque chose en tant que service. La recherche juridique, dans ce cas-ci.
Inspirés par le modèle de CanLII, l’équipe de Lexum (l’équipe en informatique et en édition juridique derrière CanLII.org et une société à but lucratif détenue par CanLII) explore en ce moment l’idée d’une gestion des connaissances en tant que service: une ressource qui élimine les risques liés à l’adoption d’une solution de gestion des connaissances en intégrant vos connaissances documentées dans un site (CanLII) que les avocats de votre organisation utilisent presque certainement, et ce probablement quotidiennement. En d’autres termes, nous pouvons intégrer vos propres connaissances documentées dans CanLII. Ce qui suit est un mélange de notre vision, de notre calendrier de conception, de notre argumentaire commercial si vous voulez, mais surtout une tentative de validation de l’ensemble du concept.
Jusqu’à présent, quatre étapes importantes ont été planifiées afin de façonner le produit.
Recherche de vos connaissances documentées avec le contenu de CanLII
Certains d’entre vous ont probablement déjà remarqué que les utilisateurs de Lexbox peuvent maintenant télécharger leurs propres documents dans un espace privé sécurisé et les rechercher via CanLII. Pour ce qui est de leur documentation interne, les utilisateurs bénéficient de la même expérience de recherche que celle de CanLII. Nous pensons qu’il est tout à fait logique de renvoyer les résultats de vos propres documents juridiques privés lorsque vous lancez une recherche sur CanLII, que ce soit sous la forme d’opinions juridiques, de mémoires, etc., en plus des lois, des décisions et de la doctrine de CanLII.
Tirer parti du réseau de citations de CanLII dans les documents des utilisateurs
Cette fonctionnalité signifie essentiellement deux choses. La première est l’ajout de liens hypertextes vers les décisions et les lois citées dans les documents des utilisateurs. La seconde, dérivée de la première, consiste à inclure les documents des utilisateurs dans les résultats de suivi. Ainsi, si un utilisateur a déjà rédigé un document se référant à l’article 29 de la Loi sur le droit d’auteur, par exemple, lorsque cet utilisateur exécute un suivi de l’article 29, ses propres documents internes le citant seront inclus dans les résultats.
Surveiller les autorités afin de signaler les documents potentiellement périmés
Une fois que le produit sait quelles sources sont citées par les documents des utilisateurs, nous pensons qu’il est une bonne idée d’envoyer des alertes pour le nouveau contenu de CanLII qui a un impact sur ces autorités. Si un utilisateur a cité un jugement dans son mémoire, et si ce jugement est cité par un autre mis à disposition sur CanLII, l’utilisateur peut vouloir en être informé. Cela est particulièrement vrai si le jugement citant contient des indices (jalapeños) indiquant une mise en garde contre un traitement négatif. En d’autres termes, le système vous avertira si nous pensons que les jugements cités dans vos documents se trouvant dans votre système de gestion de connaissances peuvent ne plus être du bon droit (auquel cas les documents qui citent de tels jugements doivent peut-être être mis à jour).
Intégration avec des solutions de gestion de la pratique
La sauvegarde des activités de recherche juridique dans les solutions de gestion de la pratique à des fins de facturation ou de gestion documentaire peut apporter des gains d’efficacité importants. Il existe d’excellents exemples de telles intégrations fournies par Fastcase, Castext et Clio, pour n’en nommer que quelques-unes. Clio dispose de 16 intégrations sous la catégorie recherche juridique. Alors, pourquoi ne pas rapprocher CanLII des solutions de gestion de la pratique, puisque tant d’activités de recherche juridique s’y déroulent. Il s’agit de la priorité numéro 4 sur notre liste.
L’étape 1 est déjà en place, 2, 3 et 4 arrivent d’ici la fin de cet été. Ensuite, il y aura 5, 6, 7 et ainsi de suite, mais bien avant cela, nous continuerons à avoir de nombreuses discussions avec divers groupes et individus au cours des prochaines semaines pour écouter, obtenir des commentaires et nous adapter. Ou bien retournez à la planche à dessin. La seule chose sur laquelle nous ne sommes pas négociables est le cadre infonuagique de l’offre. Nous ne prévoyons aucune version de la plate-forme pouvant être déployée localement. C’est une offre « en tant que service » après tout…
Cette stratégie peut-elle être une étape simple et évidente dans l’évolution de la gestion des connaissances juridiques? Cette approche a-t-elle le potentiel de simplifier la gestion des connaissances et de surmonter les obstacles à l’adhésion? Pour la rendre plus abordable, plus accessible, «toujours là »? Peut-elle résoudre 70% des besoins en gestion des connaissances des utilisateurs et être suffisamment utile pour que la majorité d’entre eux n’aient pas besoin des 30% restants? Nous sommes convaincus que c’est la voie à suivre et nous sommes impatients de l’essayer.