Derrière les décisions judiciaires, les textes législatifs et autres documents juridiques accessibles en ligne, des équipes éditoriales travaillent sans relâche pour les préparer et les mettre à la disposition du public sur les sites web ou les intranets des organismes qu’elles représentent.
Mais la préparation d’un document et sa publication sont deux tâches distinctes qui ne se succèdent pas toujours immédiatement. Un contenu peut être entièrement prêt alors que sa mise en ligne n’est prévue que plusieurs heures, voire plusieurs jours plus tard.
Jusqu’à récemment, cela impliquait souvent qu’une personne doive intervenir à l’heure prévue pour rendre le contenu public. Grâce à la dernière mise à jour de Norma, notre plateforme conçue pour gérer, enrichir et publier l’information juridique, cette tâche peut désormais être planifiée à l’avance.
Lancée le 15 septembre dernier, la version 7.11 de Norma introduit le Planificateur de publication, une nouvelle fonctionnalité qui permet aux équipes de programmer le moment auquel un contenu doit être publié ou retiré, sans qu’il soit nécessaire qu’une personne effectue manuellement ce changement.
Comment programmer une publication?
Le Planificateur de publication n’est pas activé par défaut. Les organisations qui souhaitent l’utiliser doivent d’abord en demander l’activation auprès de l’équipe de soutien de Norma.
Une fois la fonctionnalité activée, la programmation s’effectue directement dans le formulaire servant à ajouter ou à modifier un contenu.
Le document est d’abord préparé comme à l’habitude. Il est ensuite enregistré avec un statut non public, par exemple « En attente » ou « Ne pas publier ».
Dans le planificateur, il suffit alors de choisir le futur statut « Publier », ainsi que la date et l’heure souhaitées.
Jusqu’à l’échéance prévue, le document demeure non public. Il peut donc être entièrement préparé et enregistré dans Norma sans être visible aux lecteurs. Lorsque le moment programmé est atteint, Norma prend en charge le changement de statut.
Et pour programmer une dépublication?
Le planificateur fonctionne également dans l’autre sens. Un document déjà accessible peut être programmé pour cesser d’être publié à une date déterminée. On parle alors de dépublication.
Cette fois, le point de départ est un contenu déjà publié. Dans le planificateur, il suffit de programmer son passage futur vers un statut non public, « En attente » ou « Ne pas publier », puis d’indiquer la date et l’heure souhaitées.
Le document demeure accessible jusqu’à ce que le changement programmé soit appliqué.
Dans le cas d’une publication ou d’une dépublication, la portée de la fonctionnalité reste volontairement précise : le planificateur agit uniquement sur le statut de publication. Il ne modifie ni le contenu du document ni les renseignements qui l’accompagnent.
À quel moment le changement est-il appliqué?
Le planificateur fonctionne selon un cycle de vérification régulier.
Toutes les 15 minutes, aux minutes 00, 15, 30 et 45 de chaque heure, Norma vérifie si un changement de statut programmé doit être appliqué.
La date et l’heure indiquées correspondent donc au moment à partir duquel le changement doit être effectué. Si l’échéance survient entre deux vérifications, la publication ou la dépublication sera traitée lors de la suivante.
Ce fonctionnement permet également à Norma de reprendre les changements en attente lors d’une vérification ultérieure si une interruption temporaire devait survenir.
Et si plusieurs documents doivent être publiés?
Plusieurs contenus peuvent être programmés pour la même date et la même heure. Pour le moment, leur programmation doit toutefois être effectuée individuellement. Il n’est pas encore possible de sélectionner plusieurs documents et de programmer leur changement de statut en une seule opération. Aucune limite particulière n’est actuellement définie quant au nombre de contenus pouvant utiliser le planificateur.
Une petite automatisation qui change le rythme du travail
Le planificateur de publication automatise une étape très spécifique du processus : le moment où un contenu devient public, ou cesse de l’être.
Pour les équipes responsables de la diffusion de l’information juridique, cela signifie qu’un document peut être entièrement préparé et sa publication programmée en même temps, même lorsque ces deux étapes doivent avoir lieu à des moments différents. C’est une tâche manuelle de moins à gérer. Pour en savoir davantage sur Norma ou sur le Planificateur de publication, ou pour demander son activation dans une installation existante, communiquez a
