Dans un article récent, Ivan Mokanov a présenté la vision de Lexum visant à fournir à la communauté juridique une gestion des connaissances en tant que service. Il est vrai que jusqu’à présent, la gestion des connaissances dans le secteur juridique a été étroitement associée à des logiciels d’entreprise coûteux n’étant qu’à la portée des cabinets d’avocats d’une certaine taille. Cependant, nous en sommes arrivés à la conclusion que l’infrastructure que nous avons développée pour la diffusion du droit peut également être exploitée par les avocats afin de tirer le meilleur parti des informations qu’ils produisent et stockent en interne. C’est pourquoi nous avons récemment commencé à introduire dans Lexbox des fonctionnalités augmentant l’interactivité entre les informations publiques (législation, jurisprudence, doctrine) et privées (pensez aux politiques, opinions, mémos, etc.).
Le premier composant de tout système de gestion des connaissances juridiques est un espace où les documents sont stockés pour réutilisation future. Lexbox étant déjà un espace de travail en ligne où les utilisateurs créent et organisent leurs propres dossiers et résultats de recherche juridique, il s’agissait d’une évolution logique que de permettre le téléversement de documents personnels dans cet environnement privé. Grâce au convertisseur de fichiers utilisé pour la production quotidienne du site Web de CanLII, les documents MS-Word et PDF téléversés par les utilisateurs sont désormais convertis instantanément au format HTML et stockés dans le compte correspondant. Les utilisateurs peuvent parcourir et consulter leurs documents en ligne à partir de la structure de dossiers de leur compte, mais aussi directement à partir du site Web de CanLII via la barre Lexbox.
Les avantages du stockage seraient limités sans un deuxième composant encore plus important de la gestion des connaissances : un moteur de recherche capable d’exécuter des requêtes en texte intégral sur le contenu des fichiers. C’est pourquoi un nouvel onglet intitulé «Mes documents» a été introduit dans les pages de résultats de recherche de CanLII, renvoyant les résultats des documents stockés dans le compte Lexbox de l’utilisateur. Grâce à cette dernière fonctionnalité, il est désormais possible de rechercher des informations juridiques publiques et privées à partir d’une seule interface de recherche unifiée. Même la navigation dans les documents hébergés dans Lexbox utilise le surligneur très apprécié par les utilisateurs de CanLII.
En un mot, l’expérience de recherche de CanLII peut maintenant être étendue afin d’inclure votre contenu personnel. Avec le temps, cette approche devrait réduire le besoin d’effectuer de multiples sessions de recherche dans des systèmes distincts et dispersés, permettant ainsi aux chercheurs juridiques de gagner du temps sur une base régulière. Cela devrait également réduire la pression sur les praticiens solos et les petits cabinets d’avocats pour qu’ils investissent dans des systèmes de gestion électronique de documents (SGED) et des intranets qui impliquent souvent des dépenses substantielles pour de petites organisations. Pour les grands bureaux déjà équipés de tels systèmes ou de tout autre type de solution de gestion des connaissances, une indexation à distance sera éventuellement proposée. En fonction de ce scénario, le contenu hébergé dans un nuage privé pourrait être indexé localement afin de fournir à ses employés des fonctionnalités de recherche d’entreprise directement à partir de la page d’accueil de CanLII.
Étant donné que les informations juridiques privées sont souvent confidentielles, nous nous attendons à ce que des questions sur la sécurité de l’environnement utilisé pour les héberger soient posées. Gardez à l’esprit que Lexum possède des décennies d’expérience dans l’hébergement de systèmes en ligne pour les organismes législatifs, judiciaires et administratifs, dont beaucoup traitent des données confidentielles similaires telles que des décisions non caviardées ou des mémos internes. Plusieurs cabinets d’avocats utilisent également le même environnement depuis des années pour gérer des bases de données internes de précédents. Depuis 1993 Lexum adhère étroitement aux meilleures pratiques de l’industrie et a réussi à éviter tout incident de sécurité majeur au cours de toute cette période. Inutile d’ajouter que les données des utilisateurs de Lexbox provenant de CanLII (ou de tout autre site Web exploité par Lexum au Canada) sont hébergées localement au Canada sans aucune duplication internationale.
L’hébergement des documents des utilisateurs dans Lexbox et la capacité de les rechercher à partir de CanLII a été introduit comme une fonctionnalité limitée pour le moment (maximum 10 documents par compte). Des outils et fonctionnalités complémentaires ajoutant de la valeur aux documents soumis continueront d’être intégrés au cours des prochains mois, notamment l’insertion automatique de liens sur les citations juridiques et la génération d’alertes basées sur celles-ci. Nous pensons également à l’intégration de l’algorithme d’IA de Lexum recommandant les documents juridiques connexes les plus pertinents en fonction du réseau de citations. Au total, ces fonctionnalités seront disponibles pour des volumes de fichiers plus importants aux usagers disposants de comptes Lexbox Premium. Si tout continue de se dérouler comme prévu, les comptes Premium seront disponibles d’ici la fin de 2020.