Ce nouvel article de blogue a bien failli être intitulé «N’oubliez pas le classeur de jurisprudence» en souvenir de cette armoire de rangement en métal noir ou beige, où pendant des décennies un partenaire accumulait des décisions imprimées et de courtes notes liées au domaine d’expertise du cabinet. Il y a à peine 15 ans, chaque cabinet avait le sien. Celui-ci constituait une mine d’or de précédents. il était mis à jour sur une base hebdomadaire, parfois quotidiennement. Vous pouviez consulter son contenu par ordre alphabétique, par date, ou, dans le cas des plus consciencieux, par sujet grâce à un système de catalogage maison. Une grande partie du matériel de soutien requis par les associés juniors s’y trouvait, avec des résumés et soigneusement organisé. Si vous aviez retiré une décision importante pour la photocopier et aviez oublié de la remettre en place, quelqu’un d’autre le remarquait rapidement.
Internet et les bases de données juridiques en ligne ont définitivement sonné le glas du classeur de jurisprudence, et pour de bonnes raisons. La recherche plein texte est beaucoup plus efficace que la navigation entre des notices bibliographiques. Chercher dans des millions de décisions vous donne plus d’opportunités d’identifier un bijou sur lequel l’autre partie n’a peut-être pas mis la main. Aujourd’hui, les bases de données en ligne sont mises à jour presque en temps réel, et avoir la capacité de plonger dans cette mer d’information à partir de n’importe quel endroit est un bénéfice non négligeable. Toutefois, il y a au moins une caractéristique de classeur de jurisprudence au sujet de laquelle nous avons une bonne raison d’être nostalgique: l’information juridique pertinente était alors entièrement assemblée en un seul lieu.
De nos jours, l’information juridique est dispersée un peu partout. D’une part, les sources se sont multipliées (et cette tendance se poursuivra probablement). Aux éditeurs commerciaux en ligne se sont ajoutés les éditeurs en libre accès et les éditeurs à bas coût. Les sources officielles ont rejoint la parade en publiant sur leurs propres sites Web, tout comme les producteurs de doctrine. D’autres enfin agrègent tout ce contenu afin de le présenter de façon originale. Dans ce contexte, les recherches juridiques sont maintenant rarement effectuées sur une seule plateforme. Chacune est consultée pour ses forces respectives, et les chercheurs comparent leurs résultats respectifs pour s’assurer de l’exhaustivité de leurs trouvailles. Par ailleurs, ceci ne prend même pas en compte le fait qu’un document pertinent peut faire surface n’importe où sur le web.
D’autre part, les emplacements disponibles pour stocker et héberger l’information juridique récupérée se sont multipliés en parallèle. Le Bureau du poste de travail est toujours un favori, mais la plupart des cabinets d’avocats demandent aujourd’hui à leurs employés de sauvegarder leur matériel sur des disques partagés mis en place à cet effet. Dans les grandes firmes, vous pouvez également être invité à téléverser les résultats de votre recherche sur un intranet et/ou un système électronique de gestion de documents (SGED) pour le bénéfice de vos collègues. Puisque aucune de ces solutions ne supporte l’ajout de notes personnelles de manière adéquate, une partie des document est toujours imprimée pour être annotée de façon manuscrite. Enfin, les comptes utilisateurs des sites web des éditeurs commerciaux s’ajoutent au lot car ceux-ci fournissent des alertes et des outils de veille qu’aucun des autres systèmes ne peut offrir.
Passer du monde confortable du cabinet de jurisprudence à ce réseau non structuré composé de lieux virtuels peut être déstabilisant. Même pour ceux qui ont étudié sous cet environnement, l’absence d’un point d’accès unique peut facilement conduire à la désorganisation. Avec son espace de travail personnalisé dédié à la recherche juridique, Lexbox vous aide à organiser tout ça. La vision qui sous-tend Lexbox est fondée sur les hypothèses suivantes:
- Vous effectuez vos recherches juridiques sur plusieurs plateformes, mais vous avez besoin d’un endroit unique afin d’assembler ce que vous trouvez;
- Vous avez besoin de flexibilité dans la façon dont le contenu est organisé (par dossier, sujet d’intérêt, projet, …);
- Vous avez parfois besoin de prendre des notes et de renommer votre matériel de référence;
- L’information juridique que vous stockez dois parfois être partagée avec des collègues et/ou des clients.
D’une certaine manière, Lexbox est votre propre classeur de jurisprudence électronique. Vous le remplissez de décisions, de législation et de doctrine découvertes en ligne. Vous l’organisez comme bon vous semble et y ajoutez vos notes personnelles. Lorsque quelqu’un d’autre doit être avertis de l’existence d’un document d’intérêt, vous pouvez rapidement l’envoyer par courriel. Lexbox élimine la nécessité de stocker l’information juridique dans vos propres répertoires locaux (qui deviennent rapidement obsolètes de toute façon). Au surplus, Lexum travaille également sur une façon d’intégrer Lexbox de façon transparente avec vos propres dossiers clients. Cela prendra la forme d’intégration avec une sélection de solutions de gestion de pratique. Une fois en place, les avocats travaillant avec les plates-formes de nos partenaires seront en mesure de transférer le contenu de Lexbox à leurs dossiers clients hébergés localement, et vice-versa, en un seul clic. Ce mécanisme permettra aux mises à jour et aux alertes générées par les sites d’information juridique d’être mises à votre disposition à travers l’environnement de travail que vous utilisez sur une base quotidienne. C’est ce que nous avons à l’esprit lorsque nous parlons d’organiser tout ça!