La saisie des métadonnées d’un document est une étape essentielle de l’édition juridique… mais elle est souvent longue, répétitive et sujette aux erreurs. Titre, date, citation, parties : ces informations doivent être exactes et cohérentes afin d’assurer une publication conforme et un indexage adéquat.
Avec Norma, cette étape devient beaucoup plus simple grâce à la fonctionnalité remplissage automatique des métadonnées.
1. Des métadonnées complétées automatiquement
Dès qu’un document est téléchargé, Norma peut remplir automatiquement les champs clés, notamment :
- le titre
- la date
- la citation
- les parties
- et d’autres informations importantes selon le contenu
Résultat : moins de saisie manuelle, moins d’omissions et une meilleure cohérence d’un document à l’autre.
La fonctionnalité prend également en charge :
- plusieurs formats de fichiers, dont Microsoft Word et PDF
- sur demande, l’extraction de métadonnées personnalisées à partir d’un modèle de document standard
Lorsqu’un modèle standard est utilisé, le taux de réussite est généralement très élevé.
Découvrez le remplissage automatique en action : en un clic, Norma extrait et remplit automatiquement les principales métadonnées.
2. Un gain de temps immédiat
Le remplissage automatique réduit considérablement le temps consacré aux tâches de préparation et de traitement des données. Les équipes peuvent ainsi se concentrer sur l’essentiel : la validation, la qualité du contenu et la publication.
3. Plus de cohérence, moins d’erreurs
En automatisant la saisie des métadonnées, Norma contribue à :
- standardiser l’information d’un document à l’autre
- réduire les variations et les erreurs de saisie
- améliorer la conformité et la fiabilité des données publiées
La fonctionnalité remplit le formulaire, mais ne soumet rien automatiquement. Les éditeurs examinent les valeurs proposées, les valident, puis soumettent les métadonnées lorsqu’ils sont prêts. Cette approche favorise un flux de travail semi-automatisé responsable : aider les éditeurs à en faire plus, sans les remplacer.
Norma effectue également des vérifications automatisées après traitement afin de détecter les incohérences courantes. Par exemple, si une date saisie ne correspond pas à l’année indiquée dans la citation neutre, le système le signale et invite l’éditeur à la corriger.
Exemples concrets
Exemple 1 : des métadonnées préremplies en quelques secondes
Lorsqu’une décision est importée, l’éditeur doit normalement parcourir le document et copier manuellement les informations clés.
Avant le remplissage automatique :
- identifier le nom de la cause et le tribunal
- copier-coller la date
- extraire la citation
- saisir correctement les parties
Avec le remplissage automatique : Norma détecte automatiquement ces éléments et remplit les champs essentiels, par exemple :
- R. c. Tremblay
- 2023 QCCA 123
- 15 mars 2023
- les parties et d’autres informations pertinentes selon le format du document
Exemple 2 : plus de marge de manœuvre au quotidien
Dans un flux de travail à volume élevé, l’impact devient rapidement perceptible.
Si une équipe traite environ 50 documents par semaine, un gain de seulement 3 minutes par document représente près de 2,5 heures libérées sur une semaine.
Ce temps supplémentaire offre une meilleure marge de manœuvre : il devient plus facile de revoir et valider l’information, de renforcer le contrôle de la qualité, de maintenir des standards de publication cohérents et de gérer les dossiers urgents sans pression supplémentaire.
Exemple 3 : cohérence des citations
Sans standardisation, une même référence peut être saisie de plusieurs façons :
- « 2023 QCCS 123 »
- « 2023 QCCS No 123 »
- « 2023 QCCS-123 »
Avec Norma, le remplissage automatique contribue à produire des métadonnées plus uniformes :
- moins de variations dans les champs critiques
- une meilleure qualité des données pour la recherche et l’indexation
- des résultats plus fiables et professionnels pour les utilisateurs
Une production plus fluide, du début à la fin
La fonctionnalité de remplissage automatique des métadonnées de Norma est conçue pour accélérer votre flux de travail tout en garantissant des résultats cohérents et professionnels, avec beaucoup moins d’intervention manuelle.
Norma remplit pour vous les informations essentielles : vous gardez le contrôle, sans perdre de temps.
